Heizkostenabrechnung

Was ist die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten in Gebäuden mit zentraler Heizungsanlage. Sie zeigt, welche Gesamtkosten im abgelaufenen Jahr für das gesamte Gebäude angefallen sind, und weist für jede Mietpartei aus, welcher Anteil auf sie entfällt. Das Ergebnis: entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben, das der Vermieter auszahlen muss.

Heizkosten gehören zur sogenannten zweiten Miete — also zu den Betriebskosten, die Mieter neben der Kaltmiete tragen. Anders als viele andere Betriebskosten unterliegen sie strengen gesetzlichen Sonderregeln: der Heizkostenverordnung (HeizkostenV).

Gesetzliche Grundlagen: BGB und HeizkostenV

Zwei Regelwerke bestimmen, was bei der Heizkostenabrechnung gilt. Das § 556 BGB schreibt vor, dass der Vermieter jährlich über Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen muss — und zwar spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird diese Frist versäumt, entfällt der Anspruch auf Nachzahlung.

Daneben gilt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) als eigenständiges Regelwerk. Gemäß § 2 HeizkostenV hat sie Vorrang vor jeder abweichenden Mietvertragsklausel. Das bedeutet: Was die HeizkostenV vorschreibt, gilt — unabhängig davon, was im Mietvertrag steht. Pflicht zur Abrechnung besteht für alle Gebäude mit zentraler Heizungsanlage, die zwei oder mehr Wohneinheiten versorgt.

Verbrauchsabhängig oder nach Fläche?

Das Kernprinzip der Heizkostenverordnung ist die verbrauchsabhängige Abrechnung. Pauschalen oder reine Quadratmeter-Abrechnungen sind grundsätzlich unzulässig. § 7 Abs. 1 HeizkostenV schreibt vor: Mindestens 50 Prozent, höchstens 70 Prozent der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mieter verteilt werden. Der restliche Anteil — die sogenannten Grundkosten — wird nach der Wohnfläche umgelegt. Üblich ist das Verhältnis 30 zu 70 (Grundkosten zu Verbrauchskosten).

Eine vollständige Verteilung nach Wohnfläche ist damit von Gesetzes wegen nur in engen Ausnahmefällen erlaubt. § 11 HeizkostenV listet diese Ausnahmen abschließend auf: technische Unmöglichkeit oder wirtschaftliche Unzumutbarkeit der Verbrauchserfassung, Zweifamilienhäuser mit selbst bewohnender Eigentümerwohnung, bestimmte Heimeinrichtungen, Gebäude mit sehr geringem Heizwärmebedarf unter 15 kWh pro Quadratmeter und Jahr sowie Gebäude, in denen Mieter ihren Wärmeverbrauch bauartbedingt nicht beeinflussen können — ein Fall, der vor allem ältere Einrohrheizungen in Bauten vor dem 1. Juli 1981 betrifft. Außerhalb dieser Ausnahmen ist eine pauschale Abrechnung schlicht unzulässig.

Welche Kosten gehören in die Abrechnung?

§ 4 HeizkostenV verpflichtet den Vermieter, den anteiligen Verbrauch jeder Wohneinheit zu erfassen. Dafür müssen alle Heizkörper mit Heizkostenverteilern und alle Warmwasseranlage mit Warmwasserzählern ausgestattet sein. Die umlagefähigen Heizkosten im Einzelnen umfassen die Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme), die Lieferkosten, die Kosten für Wartung, Betriebsstrom und Schornsteinfeger, die Kosten für das Ablesen der Messgeräte sowie die Gebühren für die Erstellung der Abrechnung. Nicht umlagefähig sind Reparaturen, Modernisierungsmaßnahmen und Verwaltungskosten — das ist eine klassische Fehlerquelle.

Was muss die Heizkostenabrechnung enthalten?

Die Abrechnung gliedert sich in zwei Abschnitte. Erstens die Gesamtkostenaufstellung für das gesamte Gebäude mit allen Einzelpositionen nach Menge, Preis und Datum. Zweitens die individuelle Abrechnung für jede Wohneinheit, aus der sich Nachzahlung oder Guthaben ergibt. Pflichtangaben sind der Abrechnungszeitraum, der Ersteller der Abrechnung, alle Heizkosten und Heiznebenkosten, der Verteilerschlüssel, der tatsächliche Verbrauch, die geleisteten Vorauszahlungen sowie — seit der HeizkostenV-Novelle 2021 — auch Angaben zu Energiemix, Treibhausgasemissionen und ein Vergleich mit dem Vorjahr. Fehlt eine dieser Pflichtangaben, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß und der Mieter muss nicht zahlen.

Neu seit 2023: CO₂-Kosten teilen Mieter und Vermieter

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es verpflichtet Vermieter, sich an der CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe zu beteiligen. Die Aufteilung zwischen Mieter und Vermieter richtet sich nach einem Zehn-Stufen-Modell, das den CO₂-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche zugrunde legt. Die Logik dahinter: Je schlechter die Energiebilanz des Hauses, desto höher ist der Vermieteranteil — bis zu 95 Prozent bei sehr ineffizienten Gebäuden. Bei gut gedämmten Häusern tragen die Mieter die CO₂-Kosten vollständig selbst. Der Vermieter muss die CO₂-Aufteilung in der Heizkostenabrechnung transparent ausweisen. Fehlt diese Angabe, dürfen Mieter ihre anteiligen Heizkosten um drei Prozent kürzen.

Die Abrechnungsfrist – was Vermieter unbedingt einhalten müssen

Nach § 556 Abs. 3 BGB hat der Vermieter zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung spätestens am darauffolgenden 31. Dezember beim Mieter eingegangen sein — maßgeblich ist der Zugang, nicht das Versanddatum. Als Vermieter sind Sie gut beraten, die Abrechnung so früh wie möglich zu erstellen. Nur so bleibt noch Spielraum, formelle Fehler zu korrigieren, bevor die Frist abläuft. Ist die Frist einmal verstrichen, verlieren Sie den Anspruch auf Nachzahlung endgültig — als Mieter müssen Sie dann auch bei einer verspätet zugestellten Abrechnung nichts nachzahlen. Umgekehrt gilt: Ein Guthaben des Mieters bleibt auch nach Fristablauf bestehen und muss vom Vermieter ausgezahlt werden. Der Mieter soll also nie schlechter stehen, weil der Vermieter zu spät abgerechnet hat.

Das Kürzungsrecht – ein scharfes Schwert für Mieter

Rechnet der Vermieter die Heizkosten entgegen den Vorschriften der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig ab, hat der Mieter nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV das Recht, seinen Anteil an der Heizkostenabrechnung pauschal um 15 Prozent zu kürzen — und zwar unabhängig davon, ob ihm dadurch tatsächlich ein Nachteil entstanden ist. Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 12. Januar 2022 (BGH, VIII ZR 151/20) klargestellt, dass dieses Kürzungsrecht weit reicht: Es greift auch dann, wenn zwar Heizkostenverteiler in der Wohnung vorhanden sind, die zentrale Warmwasserversorgungsanlage aber keinen vorgeschriebenen Wärmemengenzähler hat. Das Kürzungsrecht greift nicht automatisch. Sie müssen es gegenüber Ihrem Vermieter ausdrücklich geltend machen — etwa in einem Einspruchsschreiben, das konkret benennt, gegen welche Vorgabe der HeizkostenV verstoßen wurde.

Typische Fehler und was dagegen zu tun ist

Studien zeigen, dass ein erheblicher Teil aller Heizkostenabrechnungen Fehler enthält. Die häufigsten: falsche oder geschätzte Verbrauchswerte statt tatsächlicher Ablesewerte, falsche Wohnflächenangaben, die den Verteilerschlüssel verschieben, nicht umlagefähige Posten wie Reparaturen oder Verwaltungskosten, eine fehlerhafte oder fehlende CO₂-Kostenaufteilung sowie ein falscher Verteilungsschlüssel zwischen Verbrauchs- und Grundkosten. Bei Leerstand dürfen die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Kosten nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden — ein Punkt, den viele Vermieter übersehen.

Tipps für Mieter: So prüfen Sie Ihre Abrechnung

Als Mieter sollten Sie beim Einzug und bei jeder Jahresablesung die Zählerstände fotografieren. Das gibt Ihnen eine verlässliche Grundlage, um die ausgewiesenen Verbrauchswerte später zu kontrollieren. Erscheinen Ihnen einzelne Posten zu hoch oder unplausibel, fordern Sie schriftlich Belegeinsicht an — Sie haben darauf einen gesetzlichen Anspruch. Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung müssen Sie spätestens zwölf Monate nach Zugang einlegen, und zwar konkret begründet. Für eine professionelle Prüfung stehen Mietervereine und Verbraucherzentralen zur Verfügung — gerade bei höheren Nachzahlungen lohnt sich das häufig.

Tipps für Vermieter: Korrekt abrechnen und Ärger vermeiden

Legen Sie die Abrechnung klar und übersichtlich an — sie muss für einen juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien nachvollziehbar sein. Erstellen Sie die Abrechnung möglichst zeitnah nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, damit Ihnen noch Zeit für Korrekturen bleibt. Prüfen Sie, ob die CO₂-Kosten korrekt berechnet und ausgewiesen sind — ein einfacher, aber folgenreicher Fehler. Und überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Messtechnik den aktuellen Anforderungen entspricht: Seit dem 1. Dezember 2022 darf bei Neuausstattungen nur noch fernablesbare Messtechnik verbaut werden. Bereits installierte, nicht fernablesbare Geräte müssen bis spätestens 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden — ein Zeitplan, der für viele Bestandsimmobilien jetzt konkret wird.

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