Datenschutz im Mietrecht

Was hat die DSGVO mit dem Mietrecht zu tun?

Seit dem 25. Mai 2018 regelt die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten in der gesamten Europäischen Union. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die einen Rückschluss auf Sie als Person ermöglichen: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Einkommensverhältnisse oder auch Verbrauchsdaten. Als Vermieter verarbeiten Sie solche Daten regelmäßig — schon beim ersten Besichtigungstermin. Die DSGVO macht dabei keinen Unterschied, ob Sie als große Wohnungsgesellschaft oder als privater Eigentümer einer einzelnen Wohnung auftreten. Die Pflichten gelten für beide gleichermaßen.

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung

Jeder Mensch in Deutschland hat das grundgesetzlich geschützte Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Das bedeutet: Sie allein entscheiden, wem Sie welche Daten über sich preisgeben. Für das Mietverhältnis heißt das konkret, dass der Vermieter stets eine Rechtsgrundlage braucht, um Ihre Daten erheben und verarbeiten zu dürfen. Fehlt diese Berechtigung, ist das Sammeln Ihrer Daten schlicht verboten. Die wichtigste Rechtsgrundlage im Mietrecht ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn sie für die Erfüllung des Mietvertrags erforderlich ist oder wenn ein berechtigtes Interesse des Vermieters vorliegt. Ein einfaches Beispiel: Ihr Vermieter darf Ihre Bankverbindung speichern, um die monatliche Miete einzuziehen — das ist zur Vertragserfüllung schlicht notwendig. Ihre Religionszugehörigkeit hingegen hat mit dem Mietvertrag nichts zu tun und darf deshalb gar nicht erst erhoben werden.

Welche Daten darf der Vermieter erheben?

Was der Vermieter von Ihnen erfahren darf, hängt vom Stadium des Mietverhältnisses ab. Beim Besichtigungstermin sind lediglich allgemeine Kontaktinformationen zulässig: Name, Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Auch die Einsichtnahme in den Personalausweis zur Identitätsprüfung ist erlaubt. Wird die Bewerbung konkreter, darf der Vermieter weitergehende Daten abfragen. Dazu zählen Angaben zur Bonität wie eine Schufa-Auskunft, die Anzahl der einziehenden Personen, der ausgeübte Beruf und die aktuelle Arbeitgeberin. Auch Fragen zu einer geplanten Tierhaltung sind in dieser Phase zulässig, weil der Vermieter ein berechtigtes Interesse an diesen Informationen hat.

Welche Fragen sind tabu?

Der Datenschutz setzt der Neugier des Vermieters deutliche Grenzen. Fragen zum höchstpersönlichen Lebensbereich sind in keinem Stadium des Mietverhältnisses erlaubt. Dazu gehören Fragen nach der Religionszugehörigkeit, der ethnischen Herkunft, der sexuellen Orientierung, einer bestehenden Schwangerschaft, Vorstrafen oder dem Besitz einer Rechtsschutzversicherung. Auch die Frage nach Hobbys — etwa dem Spielen eines Musikinstruments — ist unzulässig. Werden Ihnen solche Fragen gestellt, müssen Sie darauf keine wahrheitsgemäße Antwort geben. Sie dürfen die Beantwortung sogar verweigern, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Mehr noch: Selbst wenn Sie bei einer unzulässigen Frage die Unwahrheit sagen, kann der Vermieter daraus später keine Kündigung ableiten.

Der Grundsatz der Datenminimierung

Die DSGVO geht vom Grundsatz der Datensparsamkeit aus. Der Vermieter darf also nicht auf Vorrat beliebig viele Daten über Sie sammeln. Erhoben und verarbeitet werden dürfen nur solche Daten, die tatsächlich für das Mietverhältnis erforderlich sind. Ist der Zweck erfüllt, müssen die Daten wieder gelöscht werden. Einen Grund für eine längere Aufbewahrung liefern höchstens gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Steuerlich relevante Unterlagen wie Betriebskostenabrechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Darüber hinaus hat der Vermieter keine Berechtigung, Ihre Daten weiter zu speichern.

Was passiert mit Ihren Daten nach einer Absage?

Kommt nach einer Wohnungsbesichtigung kein Mietvertrag zustande, entfällt der Zweck der Datenerhebung. Der Vermieter muss Ihre Daten dann grundsätzlich löschen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Vermieter ein berechtigtes Interesse daran hat, die Daten vorübergehend aufzubewahren — etwa um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Solche Ansprüche müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden. Entscheidend ist dabei: Die Frist beginnt erst, wenn der abgelehnte Bewerber von der Benachteiligung Kenntnis erlangt. In der Praxis gilt deshalb eine Aufbewahrungsfrist von bis zu drei Monaten nach der Absage als angemessen, um dem Vermieter ausreichend Schutz zu bieten.

Datenweitergabe an Dritte: Was ist erlaubt?

Im laufenden Mietverhältnis kommt es regelmäßig vor, dass der Vermieter Daten an Dritte weitergeben muss. Ablesedienste benötigen Zugang zu Ihren Verbrauchsdaten, Handwerker brauchen unter Umständen Ihre Telefonnummer zur Terminvereinbarung, und der Steuerberater verarbeitet Ihre Daten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung. Grundsätzlich braucht der Vermieter für jede Datenweitergabe eine Rechtsgrundlage oder Ihre Einwilligung. Gerade bei der Weitergabe von Telefonnummern an Handwerker gehen die Meinungen allerdings auseinander. Eine Auffassung stützt die Weitergabe auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Der Vermieter sei zur Instandhaltung verpflichtet, und die Kontaktaufnahme durch den Handwerker diene der Vertragserfüllung. Andere Stimmen — darunter einige Datenschutzaufsichtsbehörden — halten die Weitergabe von Telefonnummern ohne ausdrückliche Einwilligung für unzulässig und empfehlen, im Zweifel nur die Postanschrift weiterzugeben. Die sicherste Lösung bleibt daher, vorab die Einwilligung des Mieters einzuholen. Wünschen Sie generell keine Weitergabe Ihrer Daten, können Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO geltend machen. Auch die Hausverwaltung ist an den Datenschutz gebunden und darf Ihre Informationen nicht eigenmächtig an den Vermieter weiterreichen, sofern kein konkreter Anlass vorliegt.

Ihre Rechte als Mieter: Auskunft, Berichtigung und Löschung

Die DSGVO stattet Sie als Mieter mit einem ganzen Bündel an Betroffenenrechten aus. Auf Anfrage muss Ihnen der Vermieter mitteilen, welche Daten er über Sie gespeichert hat, zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt und an wen die Daten übermittelt wurden. Dieses Auskunftsrecht erstreckt sich auch auf die Neben- oder Betriebskostenabrechnung und deren Berechnungsgrundlagen. Daneben haben Sie ein Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten und ein Recht auf Löschung, sobald Ihre Daten für die Verwaltung des Mietverhältnisses nicht mehr gebraucht werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr laufen. Reagiert der Vermieter oder die Hausverwaltung nicht innerhalb eines Monats auf Ihre Anfrage, stellt das bereits einen Verstoß dar, der ein Bußgeld nach sich ziehen kann.

Informationspflichten des Vermieters

Der Vermieter muss Sie als Mieter unaufgefordert über die Erhebung Ihrer Daten informieren. Nach Art. 13 DSGVO gehören dazu Angaben über den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage, mögliche Empfänger der Daten und die geplante Speicherdauer. Auch ein Hinweis auf Ihre Rechte — Auskunft, Berichtigung, Löschung und Beschwerde bei der Datenschutzbehörde — ist Pflicht. In der Praxis erfüllen viele Vermieter diese Pflicht über eine Datenschutzerklärung auf ihrer Webseite. Empfehlenswert ist darüber hinaus eine Datenschutzanlage zum Mietvertrag, die alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenfasst. Eine solche Anlage könnte zum Beispiel folgenden Hinweis enthalten:

„Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Durchführung des Mietverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten."

Gerade bei Wohnungsbesichtigungen empfiehlt es sich, bereits die Mieterselbstauskunft mit einem kurzen Datenschutzhinweis zu versehen — so sind Sie von der ersten Kontaktaufnahme an auf der sicheren Seite.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Als Vermieter sind Sie nach Art. 30 DSGVO grundsätzlich verpflichtet, ein sogenanntes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Darin halten Sie fest, welche Datenkategorien Sie erheben, an welche Empfänger die Daten übermittelt werden und welche Löschfristen gelten. Dieses Verzeichnis ist schriftlich oder elektronisch zu führen. Die Landesdatenschutzaufsichtsbehörde kann jederzeit die Vorlage dieses Verzeichnisses verlangen. Liegt keines vor, droht ein Bußgeld. Allerdings sieht Art. 30 Abs. 5 DSGVO eine Ausnahme vor: Unternehmen und Personen mit weniger als 250 Beschäftigten sind von der Pflicht befreit, sofern die Datenverarbeitung kein Risiko für die Rechte der Betroffenen birgt, nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Datenkategorien betrifft. Für private Kleinvermieter, die lediglich eine oder zwei Wohnungen vermieten, dürfte diese Ausnahme in der Regel greifen. Dennoch empfiehlt es sich auch hier, zumindest eine einfache Übersicht über die verarbeiteten Daten zu führen — schon allein, um im Streitfall nachweisen zu können, dass Sie sorgfältig mit den Daten umgegangen sind.

Videoüberwachung im Mietshaus: ein heikles Thema

Besonders brisant wird der Datenschutz beim Thema Videoüberwachung. Vermieter, die mit Vandalismus oder Diebstahl im Treppenhaus zu kämpfen haben, denken schnell über Kameras nach. Die Rechtsprechung stellt sich hier jedoch grundsätzlich auf die Seite der Mieter. Eine dauerhafte Kameraüberwachung von Gemeinschaftsflächen greift erheblich in das allgemeine Persönlichkeitsrecht ein. Allein die Tatsache, dass Ihre Tagesabläufe oder der Empfang von Besuch erfasst werden könnten, begründet diesen Eingriff. Heimliche Videoaufnahmen durch den Vermieter sind generell unzulässig. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass verdeckte Kameraaufnahmen in einem Zivilprozess nicht als Beweismittel verwertbar sind, selbst wenn der Vermieter damit einen Vertragsverstoß nachweisen wollte.

Wann sind Kameras im Mietshaus ausnahmsweise erlaubt?

Eine Videoüberwachung kommt allenfalls bei konkreten Sicherheitsvorfällen in Betracht — etwa bei wiederholten Einbrüchen in Kellerräume oder Brandstiftung an Müllstandsflächen. Selbst dann muss eine sorgfältige Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stattfinden. Die Kamera darf nur Bereiche erfassen, die für die Sicherung tatsächlich notwendig sind. Hinweisschilder mit dem Namen des Verantwortlichen sind Pflicht. Die Einwilligung der Mieter allein reicht als Rechtsgrundlage übrigens nicht aus: Auf angespannten Wohnungsmärkten ist die Freiwilligkeit dieser Einwilligung regelmäßig zweifelhaft. Außerdem müssten auch Besucher, Postboten und Lieferdienste einwilligen — was praktisch unmöglich ist.

Klingelschilder und DSGVO: Viel Aufregung um nichts

Ein Fall aus Wien sorgte 2018 für Schlagzeilen, als dort über 200.000 Klingelschilder abmontiert wurden. In Deutschland stellte die damalige Bundesdatenschutzbeauftragte jedoch klar: Namensschilder an Klingeln und Briefkästen fallen in der Regel gar nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Es findet weder eine automatisierte Verarbeitung statt, noch werden die Daten in einem Dateisystem gespeichert. Der Vermieter muss Namensschilder also nicht anonymisieren. Möchten Sie als Mieter dennoch nicht namentlich am Klingelschild erscheinen, können Sie beim Vermieter Widerspruch einlegen und stattdessen eine Wohnungsnummer erhalten.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Nimmt der Vermieter den Datenschutz auf die leichte Schulter, kann es teuer werden. Die DSGVO sieht Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. In der Praxis bewegen sich die Bußgelder für private Vermieter und kleinere Hausverwaltungen eher im vier- bis fünfstelligen Bereich. Neben dem Bußgeld drohen aber auch zivilrechtliche Schadensersatzansprüche der betroffenen Mieter nach Art. 82 DSGVO. Wer unzulässige Fragen stellt, Daten nicht fristgerecht löscht oder ohne Einwilligung an Dritte weitergibt, riskiert also gleich doppelt: Ärger mit der Aufsichtsbehörde und Klagen betroffener Mieter.

Praxistipps für Vermieter

Als Vermieter fahren Sie am sichersten, wenn Sie von Anfang an transparent mit den Daten Ihrer Mieter umgehen. Formulieren Sie eine verständliche Datenschutzerklärung und fügen Sie dem Mietvertrag eine Datenschutzanlage bei. Protokollieren Sie sorgfältig, wann und warum Sie welche Daten erhoben haben. Löschen Sie die Daten abgelehnter Bewerber spätestens drei Monate nach der Absage. Und holen Sie im Zweifel immer die schriftliche Einwilligung Ihrer Mieter ein, bevor Sie deren Kontaktdaten an Handwerker oder andere Dritte weitergeben.

Praxistipps für Mieter

Als Mieter sollten Sie wissen, dass Sie das Recht haben, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Haben Sie keine Hemmungen, von diesem Recht Gebrauch zu machen. Prüfen Sie die Mieterselbstauskunft genau und beantworten Sie nur Fragen, die für das Mietverhältnis tatsächlich relevant sind. Bei unzulässigen Fragen dürfen Sie getrost die Antwort verweigern oder sogar schwindeln. Und wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Vermieter Ihre Daten nicht korrekt behandelt, können Sie sich jederzeit an die Landesdatenschutzbehörde wenden und eine Beschwerde einreichen.

Sehen Sie auch unter [Mieterselbstauskunft], [Betriebskostenabrechnung], [Videoüberwachung im Mietrecht] und [Mietvertrag].