Was zählt alles zur Personalakte und was nicht?

Die Personalakte umfasst sämtliche Dokumente, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und Angaben über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers enthalten. Dazu gehören beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen sowie Aufzeichnungen über Krankheiten und Fehlzeiten, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Es ist wichtig zu wissen, dass die Personalakte nicht zwingend physisch sein muss; sie kann auch elektronisch geführt werden.

Ärztliche Unterlagen, die über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers Aufschluss geben, wie z.B. Berichte des Betriebsarztes, gehören jedoch nicht in die allgemeine Personalakte, sondern müssen gesondert und besonders geschützt aufbewahrt werden. Auch Informationen, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben, wie etwa Strafurteile wegen Vergehen außerhalb des Dienstes, dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden, wenn sie für die berufliche Tätigkeit irrelevant sind. Der Arbeitgeber darf die Akte zudem nicht nach Belieben erweitern, sondern muss stets das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers wahren. Dabei gelten die Grundsätze der Datensparsamkeit und Verhältnismäßigkeit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Habe ich ein Recht darauf, meine Personalakte einzusehen?

Ja, jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine vollständige Personalakte einzusehen. Dieses Recht ergibt sich aus § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Der Arbeitnehmer kann die Einsicht während der regulären Arbeitszeiten verlangen, ohne einen besonderen Grund angeben zu müssen. Das Einsichtsrecht bezieht sich auf alle Unterlagen, die Teil der formellen und materiellen Personalakte sind. Es umfasst auch Nebenakten und elektronisch gespeicherte Daten, die der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer führt.

Wenn der Arbeitnehmer möchte, kann er sich Notizen machen und in manchen Fällen auch Kopien von bestimmten Dokumenten anfertigen. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine vollständige Kopie der Akte herauszugeben. Für leitende Angestellte und Beamte gibt es ähnliche Regelungen, die sich aus speziellen Vorschriften ableiten, wie dem § 26 Abs. 2 des Bundespersonalvertretungsgesetzes (SprAuG). Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt das Einsichtsrecht bestehen, gestützt auf die nachwirkende Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und das allgemeine Persönlichkeitsrecht.

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Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben muss der Arbeitgeber bei der Führung von Personalakten beachten?

Bei der Führung von Personalakten muss der Arbeitgeber strenge datenschutzrechtliche Vorgaben einhalten. Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur zu festgelegten Zwecken erhoben und verarbeitet werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass nur solche Daten erfasst werden, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind. Dazu zählen Angaben wie die Kontaktdaten des Arbeitnehmers, Informationen zur Qualifikation und Daten, die für die Abrechnung relevant sind.

Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, die gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies umfasst organisatorische Maßnahmen wie Zugangsbeschränkungen, das Führen gesonderter Akten für besonders sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) und eine sorgfältige Dokumentation darüber, wer wann auf die Personalakte zugegriffen hat. Im Falle einer digitalen Aktenführung muss sichergestellt werden, dass die Daten verschlüsselt und regelmäßig gesichert werden. Mitarbeiter haben zudem das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen und gegebenenfalls die Berichtigung oder Löschung falscher Angaben zu fordern.