Pflichten des Verwalters

Was das Gesetz vom Verwalter verlangt

Die zentrale Vorschrift ist § 27 WEG. Danach ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen. Das betrifft zwei Kategorien, die jeweils eigene Voraussetzungen haben: erstens Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die zugleich nicht zu erheblichen finanziellen Verpflichtungen führen — beide Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein. Zweitens Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils dringend erforderlich sind.

Alltägliche Verwaltung und dringende Notfälle — wo liegt der Unterschied?

In der Praxis stellt sich schnell die Frage: Was fällt unter „untergeordnete Bedeutung"? Typische Beispiele sind die Beauftragung von Handwerkern für kleinere Reparaturen bis zu einer bestimmten Wertgrenze, Routinewartungen an der Heizungsanlage oder der Abschluss kurzfristiger Dienstleistungsverträge. Davon zu unterscheiden sind dringende Maßnahmen, die keinen Aufschub dulden — etwa die Beseitigung eines akuten Wasserschadens, Sicherungsmaßnahmen nach einem Sturm oder das Abstellen einer defekten Heizung im Winter. Für diese Notfallmaßnahmen braucht der Verwalter keinen vorherigen Beschluss der Eigentümer.

Finanzielle Pflichten: Wirtschaftsplan, Abrechnung und Vermögensbericht

Ein Kernstück der Verwalterpflichten betrifft die Finanzen der Gemeinschaft. Nach § 28 WEG muss der Verwalter jedes Jahr einen Wirtschaftsplan aufstellen. Dieser Plan zeigt, welche Einnahmen und Ausgaben im kommenden Kalenderjahr zu erwarten sind und wie hoch die monatlichen Vorschüsse — das sogenannte Hausgeld — ausfallen. Nach Ablauf des Jahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung, in der die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben den geplanten Beträgen gegenübergestellt werden.

Der Vermögensbericht als Neuerung der WEG-Reform

Seit der WEG-Reform 2020 kommt eine weitere finanzielle Pflicht hinzu: der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Dieses Dokument gibt den Eigentümern einen Überblick über das Gemeinschaftsvermögen, insbesondere über den Stand der Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage). Damit haben Sie als Eigentümer ein deutlich besseres Bild davon, wie es finanziell um Ihre Gemeinschaft steht.

Getrennte Kontoführung: Schutz des Gemeinschaftsvermögens

Der Verwalter ist verpflichtet, die gemeinschaftlichen Gelder getrennt von seinem eigenen Vermögen zu halten. Diese Pflicht ergibt sich seit der WEG-Reform 2020 aus § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG in Verbindung mit allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung. Die Bankkonten müssen als offene Fremdgeldkonten auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft laufen — Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters sind unzulässig. Dieser Grundsatz schützt Sie davor, dass Gemeinschaftsgelder bei einer Insolvenz oder dem Tod des Verwalters in die Masse einfließen. Rechnen Sie damit, dass ein seriöser Verwalter Ihnen diese Kontoführung jederzeit transparent nachweisen kann. Und Vorsicht: Verstößt ein Verwalter bewusst gegen die Pflicht zur getrennten Kontoführung, kann das sogar den Straftatbestand der Untreue nach § 266 StGB erfüllen.

Eigentümerversammlung: Einberufen, leiten, protokollieren

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen. Die Einladung hat in Textform zu erfolgen, und die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen — so bestimmt es § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG. Es handelt sich dabei um eine Soll-Vorschrift: Bei besonderer Dringlichkeit darf die Frist verkürzt werden. In der Einladung sind sämtliche Tagesordnungspunkte aufzuführen. Der Verwalter leitet in der Regel die Versammlung und sorgt dafür, dass eine ordnungsgemäße Beschlussniederschrift erstellt wird. Diese Niederschrift ist unverzüglich nach der Versammlung anzufertigen.

Die Beschlusssammlung führen und Beschlüsse umsetzen

Zu den oft unterschätzten Pflichten gehört die Führung der Beschlusssammlung. Darin sind alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung mit ihrem Wortlaut sowie dem Ort und Datum der Beschlussfassung einzutragen. Auch gerichtliche Entscheidungen zu einzelnen Beschlüssen gehören in diese Sammlung. Darüber hinaus ist der Verwalter selbstverständlich verpflichtet, die gefassten Beschlüsse auch tatsächlich umzusetzen. Haben Sie keine Hemmungen, hier nachzufragen, wenn Sie den Eindruck haben, dass ein Beschluss nicht oder nur schleppend ausgeführt wird.

Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums

Der Verwalter muss für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums Sorge tragen. Die beiden Begriffe meinen Unterschiedliches: Instandhaltung dient der vorbeugenden Erhaltung des baulichen Zustands — also etwa regelmäßige Wartungen und Inspektionen. Instandsetzung hingegen betrifft die Beseitigung bereits eingetretener Schäden, beispielsweise die Reparatur eines undichten Dachs. In beiden Fällen muss der Verwalter nicht selbst zum Werkzeug greifen. Er ist aber verpflichtet, Schäden zu erkennen, geeignete Handwerker zu beauftragen und die Arbeiten nach Maßgabe der WEG-Beschlüsse zu koordinieren. Versäumt der Verwalter diese Pflicht und verschlechtert sich dadurch der bauliche Zustand, kann das einen Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft auslösen.

Vertretung der Gemeinschaft nach außen

Seit der WEG-Reform 2020 ist der Verwalter das gesetzliche Vertretungsorgan der GdWE gemäß § 9b WEG. Im Außenverhältnis gegenüber Dritten — also gegenüber Banken, Versicherungen, Handwerkern oder Gerichten — vertritt er die Gemeinschaft nahezu unbeschränkt. Ausgenommen sind lediglich Grundstückskauf- und Darlehensverträge, für die ein gesonderter Beschluss der Eigentümer erforderlich ist. Ein wichtiges Detail für Sie als Eigentümer: Beschränkungen der Vertretungsmacht, die intern beschlossen wurden, sind gegenüber Dritten unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Das bedeutet: Auch wenn die Gemeinschaft dem Verwalter intern bestimmte Geschäfte untersagt hat, bleiben seine Handlungen gegenüber dem Vertragspartner wirksam. Aus Verwaltersicht heißt das: mehr Handlungsspielraum, aber auch ein deutlich größeres Haftungsrisiko.

Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Die Pflichten des Verwalters beschränken sich keineswegs auf das WEG allein. Er muss eine Vielzahl weiterer Vorschriften im Blick behalten, darunter das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), die jeweilige Landesbauordnung, die Heizkostenverordnung, die Betriebssicherheitsverordnung und zahlreiche weitere Regelwerke. Auch die Vorgaben der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung zählen zu den verbindlichen Leitplanken seiner Tätigkeit.

Auskunfts- und Transparenzpflichten gegenüber Eigentümern

Der Verwalter schuldet den Eigentümern umfassende Transparenz. Nach § 18 Abs. 4 WEG hat jeder Wohnungseigentümer ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen — das gilt ausdrücklich auch für digitale Dokumente, wobei datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten sind. Ergänzend greifen die Auskunftspflichten aus dem allgemeinen Auftragsrecht (§§ 675, 666 BGB). Das bedeutet: Sie dürfen als Eigentümer jederzeit Einblick in Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen und sonstige Verwaltungsunterlagen verlangen. Ein Verwalter, der hier mauert, verletzt seine Pflichten. Verweigert er die Einsicht dauerhaft, bleibt Ihnen der Klageweg nach § 18 Abs. 4 WEG.

Erweiterung und Einschränkung der Pflichten durch Beschluss

Ein praxisrelevanter Punkt: Die Eigentümergemeinschaft kann die Pflichten des Verwalters nach § 27 Abs. 2 WEG durch Beschluss erweitern oder einschränken. Häufig geschieht das über sogenannte Maßnahmenkataloge oder Wertgrenzen. So legen viele Gemeinschaften fest, dass der Verwalter Aufträge bis zu einem bestimmten Betrag eigenständig vergeben darf, darüber hinaus aber die Zustimmung des Verwaltungsbeirats oder einen Beschluss der Versammlung einholen muss. Solche Einschränkungen gelten allerdings nur im Innenverhältnis — nach außen bleibt die Vertretungsmacht des Verwalters davon unberührt.

Was passiert, wenn der Verwalter seine Pflichten verletzt?

Verletzt der Verwalter schuldhaft eine seiner gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten und entsteht der Gemeinschaft dadurch ein Schaden, haftet er auf Schadensersatz. Typische Fälle sind die versäumte Instandhaltung, fehlerhafte Abrechnungen oder die Unterlassung dringend notwendiger Maßnahmen. Als Eigentümer sollten Sie bei Verdacht auf eine Pflichtverletzung zunächst schriftlich nachfragen und eine Frist setzen. Seit der WEG-Reform können die Eigentümer den Verwalter zudem jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen — ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Zertifizierungspflicht als Qualitätsmaßstab

Die WEG-Reform hat mit § 26a WEG den zertifizierten Verwalter eingeführt. Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters seit dem 1. Dezember 2023 zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein solcher bestellt wird. Die Zertifizierung erfolgt durch eine Prüfung bei einer Industrie- und Handelskammer (IHK) und umfasst Kenntnisse in Recht, Technik und Wirtschaft. Ausnahmen regelt § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG für kleinere Gemeinschaften: Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, wurde ein Eigentümer zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung, entfällt die Pflicht. Alle drei Voraussetzungen müssen dabei gleichzeitig vorliegen.

Als Eigentümer sitzen Sie durchaus am längeren Hebel: Kennen Sie die Pflichten des Verwalters genau, können Sie gezielt einfordern, was Ihnen zusteht — und rechtzeitig handeln, wenn die Verwaltung hinter ihren Aufgaben zurückbleibt.

Sehen Sie auch unter [Verwaltervertrag], [Eigentümerversammlung], [Wirtschaftsplan] und [Abberufung des Verwalters].