Verwaltervertrag

Was genau ist ein Verwaltervertrag?

Ein Verwaltervertrag ist eine schriftliche Vereinbarung, die das Rechtsverhältnis zwischen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) und dem von ihr bestellten WEG-Verwalter regelt. Juristisch handelt es sich dabei um einen sogenannten Geschäftsbesorgungsvertrag nach §§ 675 ff. BGB. Der Vertrag legt fest, welche Aufgaben der Verwalter übernimmt, wie er dafür vergütet wird und unter welchen Bedingungen die Zusammenarbeit endet.

Wichtig zu verstehen: Vertragspartner ist nicht der einzelne Eigentümer, sondern die Gemeinschaft als Ganzes. Sie als Eigentümer werden also nicht persönlich Vertragspartei — selbst wenn Sie in der Versammlung gegen den Verwalter gestimmt haben.

Bestellung und Vertrag — zwei getrennte Rechtsakte

Hier lauert ein häufiges Missverständnis. Die Bestellung des Verwalters durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung und der Abschluss des Verwaltervertrags sind zwei voneinander unabhängige Vorgänge. Fachleute sprechen vom sogenannten Trennungsprinzip. Die Bestellung macht den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft. Der Vertrag regelt dagegen die konkreten Rechte und Pflichten beider Seiten.

Das hat praktische Konsequenzen: Ein Verwalter kann wirksam bestellt sein, ohne dass bereits ein Vertrag vorliegt. Umgekehrt kann ein Vertrag fortbestehen, obwohl der Verwalter bereits abberufen wurde. Genau diese Konstellation hat in der Vergangenheit immer wieder zu Streit über Vergütungsansprüche geführt — und war einer der Gründe, warum der Gesetzgeber mit der WEG-Reform 2020 nachgebessert hat.

Welche Inhalte gehören in den Verwaltervertrag?

Ein solider Verwaltervertrag geht weit über die bloße Vergütungsregelung hinaus. Er sollte die Vertragsparteien eindeutig benennen, die zu verwaltende Liegenschaft mit Grundbuchbezeichnung identifizieren und die Vertragslaufzeit klar festlegen.

Das Herzstück bildet das Leistungsverzeichnis. Hier wird unterschieden zwischen Grundleistungen und Sonderleistungen. Zu den typischen Grundleistungen gehören etwa die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens, die ordnungsgemäße Buchführung, die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans, die Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung sowie die Führung der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 6 WEG. Diese Aufgaben sind zwar im Gesetz (§ 27 WEG) genannt, ihre Zuordnung zur Grundvergütung ist jedoch nicht gesetzlich vorgegeben, sondern vertraglich auszugestalten.

Grundleistungen und Sonderleistungen sauber trennen

Sonderleistungen fallen dagegen nur bei bestimmten Anlässen an — etwa die Betreuung größerer Erhaltungsmaßnahmen, die Abwicklung von Versicherungsschäden oder die Durchführung eines Beschlussanfechtungsverfahrens. Diese zusätzlichen Tätigkeiten werden in der Regel gesondert vergütet.

Achten Sie hier genau hin: Der Trend geht bei manchen Verwaltern dahin, immer weniger Leistungen in die pauschale Grundvergütung aufzunehmen und stattdessen alles als Sonderleistung abzurechnen. Dadurch verlieren Sie als Eigentümer schnell den Überblick über die tatsächlichen Kosten. Sonderleistungen unterliegen dabei der Transparenzkontrolle nach dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Sind sie im Vertrag unklar formuliert, können einzelne Klauseln unwirksam sein. Ein detailliertes, nachvollziehbares Leistungsverzeichnis schützt Sie vor solchen bösen Überraschungen.

Die Vergütung — was kostet ein Verwalter?

Die Höhe der Verwaltervergütung richtet sich nach der Größe der Anlage, der Anzahl der Wohneinheiten und dem individuellen Verwaltungsbedarf. Der Vertrag sollte die Vergütung für Grundleistungen klar beziffern und gleichzeitig regeln, welche Sonderleistungen zusätzlich berechnet werden dürfen. Die Grundvergütung selbst ist als Preishauptabrede weitgehend der Vertragsfreiheit überlassen und unterliegt nicht der Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff. BGB — umso wichtiger ist es, die Höhe vor Vertragsschluss kritisch zu prüfen.

Empfehlenswert ist außerdem eine Preisanpassungsklausel. Sie gibt dem Verwalter Planungssicherheit und schützt die Gemeinschaft gleichzeitig vor unerwarteten Kostensteigerungen. Ohne eine solche Klausel ist eine Vertragsanpassung während der Laufzeit deutlich schwieriger. Unter Umständen kann sich der Verwalter bei besonders gravierenden Kostensteigerungen zwar auf allgemeine Rechtsgrundsätze berufen — etwa auf eine Störung der Geschäftsgrundlage nach § 313 BGB — doch die Hürden dafür sind hoch.

Vertragslaufzeit und Bestelldauer

Das Gesetz setzt der Vertragslaufzeit Grenzen. Bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums — also typischerweise bei Neubauten — darf der Verwalter nach § 26 Abs. 2 WEG für höchstens drei Jahre bestellt werden. Diese Beschränkung gilt ausschließlich für diesen speziellen Fall, nicht für jede „Erstbestellung" in einer bestehenden Anlage. Bei späteren Wiederbestellungen sind bis zu fünf Jahre zulässig. Der Bundesgerichtshof hat diese verlängerte Laufzeit ausdrücklich gebilligt, weil die Gemeinschaft ein berechtigtes Interesse an einer längerfristigen, kontinuierlichen Verwaltung hat.

Koppeln Sie die Vertragslaufzeit an den Bestellungszeitraum. Das verhindert, dass Bestellung und Vertrag auseinanderfallen — und erspart Ihnen im Ernstfall Ärger bei der Trennung vom Verwalter. Beachten Sie allerdings, dass solche Koppelungsklauseln sorgfältig formuliert sein müssen, damit sie nicht im Widerspruch zu den zwingenden gesetzlichen Regelungen stehen.

Was hat die WEG-Reform 2020 geändert?

Die WEG-Reform 2020 (WEMoG), in Kraft seit dem 1. Dezember 2020, hat die Spielregeln rund um den Verwaltervertrag grundlegend verschoben. Die wichtigste Änderung: Der Verwalter kann jetzt jederzeit und ohne Angabe von Gründen durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Vor der Reform brauchte es dafür einen wichtigen Grund — und genau daran scheiterte die Trennung in der Praxis häufig.

Damit die Gemeinschaft nach der Abberufung nicht auf einem weiterlaufenden Vertrag sitzen bleibt, hat der Gesetzgeber eine Auffangregelung geschaffen: Der Verwaltervertrag endet kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Während dieser Restlaufzeit hat der Verwalter zwar noch Anspruch auf seine Vergütung — aber gekürzt um die ersparten Aufwendungen in entsprechender Anwendung von § 615 BGB. In der gerichtlichen Praxis wird hierfür oft eine pauschale Kürzung von etwa 20 Prozent vorgenommen, wobei die genaue Höhe im Einzelfall zu ermitteln ist. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Kürzungshöhe vor. Die Sechs-Monats-Frist selbst ist hingegen zwingend: Abweichende Klauseln im Vertrag sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG).

Der zertifizierte Verwalter als neue Anforderung

Seit der Reform können Eigentümer nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Die Zertifizierung erfolgt durch eine Prüfung bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer. Bestimmte Berufsgruppen wie Volljuristen, Immobilienkaufleute oder Absolventen mit immobilienrechtlichem Schwerpunkt sind von der Prüfungspflicht befreit.

Für den Übergang hatte der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen: Verwalter, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Reform bereits bestellt waren, galten gegenüber den Eigentümern ihrer Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 WEG). Diese Frist ist mittlerweile abgelaufen. Bei Neubestellungen sollten Sie als Eigentümer daher darauf achten, dass der Verwalter den Sachkundenachweis tatsächlich vorlegen kann — und diesen im Verwaltervertrag zur Bedingung machen.

Haftung und Vermögensschutz vertraglich absichern

Von großer Bedeutung sind die Regelungen zur Haftung des Verwalters. Der Vertrag sollte klar definieren, in welchen Fällen der Verwalter für Pflichtverletzungen einsteht. Vorsicht ist geboten bei Haftungsbeschränkungen: Klauseln, die den Schadensersatz pauschal auf die Höhe der Berufshaftpflichtversicherung deckeln, sind nach der Rechtsprechung regelmäßig unwirksam, wenn sie als Allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet werden. Auch andere Formen der Haftungsbegrenzung — etwa der Ausschluss der Haftung für leichte Fahrlässigkeit — sollten Sie als Eigentümer nicht akzeptieren.

Ebenso wichtig: Die getrennte Kontoführung. Der Verwalter ist verpflichtet, die Gelder der Gemeinschaft strikt von seinem eigenen Vermögen zu trennen. Der Vertrag sollte festlegen, welche Konten geführt werden — typischerweise ein Girokonto und ein Rücklagenkonto — und bis zu welcher Höhe der Verwalter ohne vorherigen Beschluss über Gemeinschaftsgelder verfügen darf.

Kündigung und Übergabe der Verwaltungsunterlagen

Die Beendigung des Verwaltervertrags kann auf verschiedenen Wegen erfolgen: durch Zeitablauf, durch ordentliche Kündigung oder durch außerordentliche fristlose Kündigung aus wichtigem Grund. Ein wichtiger Grund liegt etwa vor, wenn der Verwalter über einen längeren Zeitraum keine Eigentümerversammlung einberuft oder die Jahresabrechnung schuldhaft verzögert.

Nach Vertragsende ist der Verwalter zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen verpflichtet. Regeln Sie diesen Punkt im Vertrag möglichst konkret — inklusive Fristen und einer Auflistung der herauszugebenden Dokumente. In der Praxis kommt es beim Verwalterwechsel häufig zu Problemen: Unterlagen fehlen, Kontostände sind unklar, laufende Vorgänge werden nicht sauber übergeben. Bestehen Sie deshalb auf einem Übergabeprotokoll, in dem der Zustand der Konten, die vollständige Dokumentenübergabe und offene Vorgänge festgehalten werden. Setzen Sie dem bisherigen Verwalter dafür eine angemessene Frist — das erleichtert den Übergang erheblich und vermeidet langwierige Auseinandersetzungen.

Worauf Sie als Eigentümer besonders achten sollten

Rechnen Sie damit, dass ein vom Verwalter vorgelegter Vertragsentwurf in erster Linie dessen Interessen abbildet. Prüfen Sie den Vertrag daher sorgfältig, bevor Sie zustimmen. Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum e.V. empfiehlt, Vertragsentwürfe der Verwaltung mit eigentümerorientierten Musterverträgen zu vergleichen und bei Zweifeln anwaltliche Beratung einzuholen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Klauseln zum Entlastungsanspruch des Verwalters — denn eine vertraglich vereinbarte Entlastung kann dazu führen, dass die Gemeinschaft unbeabsichtigt auf Schadensersatzforderungen verzichtet. Ebenso kritisch zu prüfen sind Haftungsbegrenzungen und die Transparenz bei der Kontoführung. Haben Sie keine Hemmungen, hier nachzufragen und auf Änderungen zu bestehen. Ein ausgewogener Verwaltervertrag nützt am Ende beiden Seiten — denn klare Regeln verhindern Konflikte, bevor sie entstehen.

Sehen Sie auch unter Verwalter, Eigentümerversammlung, Abberufung des Verwalters und Wirtschaftsplan.