Verwalter (WEG-Verwalter)

Warum braucht eine WEG überhaupt einen Verwalter?

Stellen Sie sich vor, zwanzig Eigentümer sollen gemeinsam ein Mehrfamilienhaus verwalten. Jeder hat andere Vorstellungen, andere Zeitpläne, andere Prioritäten. Ohne eine Person, die den Überblick behält und die Fäden zusammenhält, funktioniert das schlicht nicht. Genau hier kommt der WEG-Verwalter ins Spiel.

Das Wohnungseigentumsgesetz regelt in § 18 Abs. 1 WEG, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums grundsätzlich allen Eigentümern gemeinschaftlich zusteht. In der Praxis bedeutet das: Die Eigentümer treffen die wichtigen Entscheidungen, der Verwalter setzt sie um. Er ist dabei kein bloßer Befehlsempfänger, sondern ein eigenständiges Organ der Gemeinschaft mit weitreichenden Befugnissen und Pflichten.

Die gesetzliche Rolle: Organ der Gemeinschaft

Seit der WEG-Reform 2020 ist der Verwalter nach § 9b WEG das gesetzliche Vertretungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft. Das klingt abstrakt, hat aber handfeste Konsequenzen: Der Verwalter vertritt Ihre Gemeinschaft nach außen — gegenüber Behörden, Banken, Handwerkern und vor Gericht. Wenn ein Vertrag mit einem Handwerker geschlossen wird oder ein Versicherungsschaden gemeldet werden muss, handelt der Verwalter im Namen der gesamten Gemeinschaft.

Diese Vertretungsmacht ist bewusst weit gefasst. Im Rechtsverkehr sollen Dritte darauf vertrauen können, dass der Verwalter für die WEG sprechen darf. Für Sie als Eigentümer bedeutet das: Achten Sie genau darauf, wem Sie diese Verantwortung übertragen.

Aufgaben und Befugnisse nach § 27 WEG

Die konkreten Aufgaben des Verwalters stehen in § 27 WEG. Danach ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die entweder untergeordnete Bedeutung haben oder zur Abwendung eines Nachteils dringend erforderlich sind.

Was heißt das im Alltag? Der Verwalter darf kleinere Reparaturen in Auftrag geben, ohne vorher die Eigentümerversammlung einzuberufen. Platzt im Winter ein Wasserrohr, muss er sofort handeln können — und darf das auch. Bei größeren Maßnahmen, etwa einer Dachsanierung oder dem Einbau einer neuen Heizungsanlage, braucht er dagegen einen Beschluss der Eigentümer.

Kaufmännische Pflichten: Das Geld im Griff behalten

Ein großer Teil der Verwalterarbeit ist kaufmännischer Natur. Der Verwalter erstellt den jährlichen Wirtschaftsplan, in dem die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben aufgeschlüsselt werden. Daraus ergibt sich das monatliche Hausgeld, das jeder Eigentümer zahlt.

Am Ende des Wirtschaftsjahres folgt die Jahresabrechnung. Hier legt der Verwalter offen, was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde. Dazu kommt seit der WEG-Reform 2020 der Vermögensbericht nach § 28 WEG, der den Eigentümern einen Überblick über die finanzielle Lage ihrer Gemeinschaft gibt. Der Verwalter kümmert sich außerdem um das Mahnwesen bei Zahlungsrückständen, verwaltet die Gemeinschaftskonten und sorgt dafür, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Technische Verwaltung: Das Gebäude in Schuss halten

Neben den Zahlen hat der Verwalter auch das Gebäude im Blick. Er überwacht den baulichen Zustand, veranlasst regelmäßige Begehungen und koordiniert Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Dazu gehört das Einholen von Angeboten, die Auftragsvergabe an Handwerker und die Kontrolle der ausgeführten Arbeiten.

Gerade hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein guter Verwalter erkennt frühzeitig, wenn Sanierungsbedarf besteht, und sorgt dafür, dass die Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage) ausreichend befüllt ist. Ein nachlässiger Verwalter lässt Schäden schleifen — und das wird für die Eigentümer am Ende teuer.

Bestellung und Abberufung: Sie haben die Wahl

Die Bestellung des Verwalters erfolgt durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung nach § 26 WEG. Der Verwalter wird für höchstens fünf Jahre bestellt, bei einer Erstbestellung nach Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre. Wichtig zu verstehen: Es gibt eine zweistufige Trennung zwischen der Bestellung als solcher und dem Abschluss des Verwaltervertrags. Die Bestellung ist ein Beschluss der Eigentümer, der Vertrag regelt die Details — vor allem die Vergütung und den genauen Leistungsumfang.

Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung deutlich einfacher geworden. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen — ein besonderer Grund ist dafür nicht mehr nötig. Spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet auch der Verwaltervertrag automatisch. Liegt ein wichtiger Grund vor, etwa eine grobe Pflichtverletzung, kann der Vertrag sogar fristlos gekündigt werden. Da sitzt die Eigentümergemeinschaft eindeutig am längeren Hebel.

Der zertifizierte Verwalter: Neue Qualitätsstandards seit der WEG-Reform

Eine der bedeutendsten Neuerungen der WEG-Reform 2020 ist die Einführung des zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG. Seit dem 1. Dezember 2022 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder einzelne Eigentümer kann das verlangen — selbst wenn er in der Minderheit ist.

Zertifizierter Verwalter darf sich nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) eine Prüfung bestanden hat, die rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse abdeckt. Gleichgestellt sind unter anderem Immobilienkaufleute, Volljuristen und Absolventen immobilienwirtschaftlicher Studiengänge.

Übergangsregelungen und Ausnahmen bei der Zertifizierung

Der Gesetzgeber hat den Übergang zur Zertifizierungspflicht abgefedert: Verwalter, die am 1. Dezember 2020 bereits für eine bestimmte Gemeinschaft tätig waren, galten gegenüber dieser Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 Satz 2 WEG). Für die Wiederbestellung innerhalb dieser Frist reichte das aus. Für Neubestellungen bei anderen Gemeinschaften galt diese Fiktion hingegen nicht.

Für kleinere Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten gilt eine dauerhafte Ausnahme: Wird ein Miteigentümer zum Verwalter bestellt und verlangen weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, darf auf die Zertifizierung verzichtet werden. Diese Ausnahme ist nicht befristet.

Haftung: Wenn der Verwalter Fehler macht

Der Verwalter haftet für seine Tätigkeit. Die Haftung ergibt sich in erster Linie aus dem Verwaltervertrag, der rechtlich als Geschäftsbesorgungsvertrag einzuordnen ist (§§ 675, 280 BGB). Verursacht der Verwalter durch fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln einen Schaden, muss er diesen ersetzen. Klassische Haftungsfälle sind etwa versäumte Instandhaltungsmaßnahmen, fehlerhafte Jahresabrechnungen oder die Nichtbeachtung von Beschlüssen.

Versicherungspflicht: Wer muss sich absichern?

Gewerbliche Verwalter müssen seit dem 1. August 2018 aufgrund gewerberechtlicher Vorschriften (§ 34c GewO in Verbindung mit § 15 Abs. 2 MaBV) eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung vorhalten. Diese Pflicht folgt also nicht aus dem WEG, sondern aus dem Gewerberecht — und sie gilt nur für gewerblich tätige Verwalter. Ehrenamtliche Eigentümer-Verwalter sind davon nicht betroffen, sollten sich aber aus eigenem Interesse absichern. Verwechseln Sie diese individuelle Pflicht des Verwalters nicht mit der Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung, die die Eigentümergemeinschaft selbst abschließen muss.

Haben Sie als Eigentümer den Verdacht, dass Ihr Verwalter seine Pflichten verletzt, steht Ihnen das Recht zu, sämtliche Verwaltungsunterlagen einzusehen — einschließlich Kontoauszüge, Rechnungen und Belege. Dieses Einsichtsrecht war schon vor der Reform durch die Rechtsprechung anerkannt. Die WEG-Reform 2020 hat es in § 18 Abs. 4 WEG ausdrücklich kodifiziert und damit auf eine klare gesetzliche Grundlage gestellt.

Selbstverwaltung als Alternative

Eine externe WEG-Verwaltung ist keine Pflicht. Die Eigentümer können sich auch für eine Selbstverwaltung entscheiden. Dabei übernimmt entweder ein Miteigentümer die Verwaltung oder die Gemeinschaft teilt sich die Aufgaben. Gerade bei kleinen Wohnanlagen mit wenigen Einheiten kann das funktionieren und Kosten sparen.

Rechnen Sie aber damit, dass Selbstverwaltung anspruchsvoll ist. Das Wohnungseigentumsrecht ist komplex und ändert sich regelmäßig. Ohne fundiertes Fachwissen können schnell teure Fehler passieren — von unwirksamen Beschlüssen bis hin zu versäumten Fristen. Haben Sie keine Hemmungen, sich professionelle Unterstützung zu holen, wenn Sie an Ihre Grenzen stoßen.

Worauf Sie bei der Verwaltersuche achten sollten

Ein guter Verwalter vereint kaufmännisches Geschick, technisches Verständnis und kommunikative Kompetenz. Er muss zuverlässig, unparteiisch und transparent arbeiten. Achten Sie bei der Auswahl darauf, ob der Verwalter zertifiziert ist, über geordnete Vermögensverhältnisse verfügt und eine ausreichende Haftpflichtversicherung nachweisen kann. Fragen Sie nach Referenzen und erkundigen Sie sich bei anderen Eigentümergemeinschaften nach deren Erfahrungen.

Der Verwaltervertrag sollte die Leistungen und Vergütung klar regeln. Lesen Sie genau, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche als Sonderleistungen zusätzlich berechnet werden — etwa die Begleitung von Gerichtsverfahren oder die Abwicklung größerer Sanierungsprojekte.

Sehen Sie auch unter [Eigentümerversammlung], [Verwaltungsbeirat], [Hausgeld] und [Gemeinschaft der Wohnungseigentümer].