Jahresabrechnung

Was genau ist die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung — häufig auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bezeichnet — ist eine reine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für ein abgelaufenes Kalenderjahr. Sie erfasst sämtliche Geldflüsse der Eigentümergemeinschaft: von den monatlichen Hausgeldvorauszahlungen der Eigentümer über eventuelle Mieteinnahmen aus Gemeinschaftseigentum bis hin zu Ausgaben für Versicherungen, Müllbeseitigung, Wasser, Gartenpflege oder Verwaltungskosten.

Entscheidend ist dabei das sogenannte Abflussprinzip. Das bedeutet: In die Abrechnung fließen nur tatsächlich geleistete Zahlungen ein — nicht etwa offene Rechnungen oder ausstehende Forderungen. Anders gesagt: Es zählt nur, was die WEG tatsächlich im Portemonnaie hatte.

Gesetzliche Grundlage in § 28 WEG

Die Rechtsgrundlage findet sich in § 28 Abs. 2 WEG. Danach ist der WEG-Verwalter gesetzlich verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen. Dieser Pflicht kann sich kein Verwalter entziehen. Als Eigentümer haben Sie einen durchsetzbaren Anspruch darauf, dass die Abrechnung inhaltlich zutreffend, übersichtlich und verständlich ist.

Eine feste gesetzliche Frist für die Erstellung gibt es zwar nicht. Als Richtwert gelten jedoch drei bis sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres. Lässt sich Ihr Verwalter deutlich mehr Zeit, können Sie als Eigentümergemeinschaft Druck ausüben — notfalls auch gerichtlich.

Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung

Die Jahresabrechnung besteht aus zwei Teilen. Die Gesamtabrechnung listet alle Einnahmen und Ausgaben der gesamten WEG auf. Sie verschafft Ihnen einen Überblick über die finanzielle Lage der Gemeinschaft. Typische Kostenpositionen sind etwa Wasserver- und -entsorgung, Gebäudeversicherung, Straßenreinigung, Hausmeisterservice, Aufzugswartung oder Heizkosten.

Die Einzelabrechnung geht einen Schritt weiter. Sie schlüsselt die Gesamtkosten nach dem vereinbarten Verteilungsschlüssel auf jede einzelne Wohneinheit herunter. Als Verteilungsschlüssel kommen je nach Kostenart die Miteigentumsanteile, die Wohnfläche oder der tatsächliche Verbrauch in Betracht. Aus der Einzelabrechnung ergibt sich dann die für Sie entscheidende Zahl: die Abrechnungsspitze.

Was ist die Abrechnungsspitze?

Die Abrechnungsspitze ist der Differenzbetrag zwischen Ihren geleisteten Hausgeldvorauszahlungen und den tatsächlich auf Ihre Einheit entfallenden Kosten. Fällt die Abrechnungsspitze negativ aus, müssen Sie nachzahlen. Fällt sie positiv aus, erhalten Sie ein Guthaben zurück.

Ein einfaches Beispiel macht das greifbar: Laut Wirtschaftsplan zahlen Sie monatlich 250 Euro Hausgeld, also 3.000 Euro im Jahr. Die tatsächlich auf Ihre Einheit entfallenden Kosten betragen laut Einzelabrechnung aber 3.420 Euro. Ihre Abrechnungsspitze ist in diesem Fall negativ — Sie müssen 420 Euro nachzahlen. Wären die tatsächlichen Kosten hingegen nur bei 2.780 Euro gelandet, hätten Sie ein Guthaben von 220 Euro.

Rechnen Sie damit, dass die Abrechnungsspitze nicht immer angenehm ausfällt. Steigende Energiekosten, unvorhergesehene Reparaturen oder höhere Versicherungsprämien können schnell zu einer Nachzahlung führen. Ein Blick auf den Wirtschaftsplan des laufenden Jahres zeigt Ihnen, ob die Vorauszahlungen realistisch kalkuliert wurden.

Was die WEG-Reform 2020 geändert hat

Die WEG-Reform 2020 (in Kraft seit dem 1. Dezember 2020) hat die Beschlussfassung über die Jahresabrechnung grundlegend verändert. Früher beschlossen die Eigentümer in der Versammlung über die gesamte Jahresabrechnung einschließlich des Zahlenwerks. Seit der Reform beschließen Sie nur noch über die Abrechnungsspitzen — also über die konkreten Nachzahlungen oder Gutschriften gemäß § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG.

Das hat weitreichende Folgen. Rein formale Darstellungsfehler in der Abrechnung berechtigen nicht mehr automatisch zur Anfechtung des Beschlusses. Anfechtbar ist der Beschluss nur noch, wenn sich ein Fehler tatsächlich auf die Höhe der Abrechnungsspitze auswirkt — also auf Ihre Zahlungspflicht. Der Bundesgerichtshof hat das mit Urteil vom 20. September 2024 (Az. V ZR 195/23) ausdrücklich bestätigt.

Der Vermögensbericht als neues Pflichtdokument

Seit der Reform muss der Verwalter neben der Jahresabrechnung auch einen Vermögensbericht gemäß § 28 Abs. 4 WEG erstellen. Dieser Bericht zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage), listet Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG auf und benennt wesentliche Vermögensgegenstände. Der Vermögensbericht ergänzt die Jahresabrechnung um den Blick auf das Gesamtvermögen der Gemeinschaft — eine wichtige Neuerung für mehr Transparenz.

Prüfung durch den Verwaltungsbeirat

Bevor die Eigentümerversammlung über die Abrechnungsspitzen abstimmt, soll der Verwaltungsbeirat die Jahresabrechnung prüfen und eine Stellungnahme abgeben. So sieht es § 29 Abs. 2 WEG vor. Der Beirat kontrolliert dabei die Vollständigkeit der Abrechnung, die Richtigkeit der Verteilungsschlüssel und die Übereinstimmung mit den Kontobewegungen.

Aber auch als einzelner Eigentümer haben Sie das Recht, die Abrechnung selbst unter die Lupe zu nehmen. Haben Sie keine Hemmungen, Belege einzusehen oder beim Verwalter nachzufragen. Sie dürfen gemäß § 18 WEG Einsicht in alle Unterlagen nehmen. Prüfen Sie stichprobenartig größere Rechnungsposten und gleichen Sie die Kontostände ab.

Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung

Die Jahresabrechnung wird üblicherweise zusammen mit der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung versandt. In der Versammlung stimmen die Eigentümer über die Nachschüsse oder Anpassungen der Vorschüsse ab. Erst mit diesem Beschluss werden Nachzahlungen oder Erstattungen fällig.

Ein wichtiger Praxishinweis: Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 19. Juli 2024 (Az. V ZR 102/23) klargestellt, dass ein Beschluss, der die „Genehmigung der Jahresabrechnung" ausspricht, nicht automatisch nichtig ist. Das Gericht legt einen solchen Beschluss so aus, dass die Eigentümer damit lediglich die Abrechnungsspitzen festlegen wollten. Das schafft Rechtssicherheit in der Praxis.

Anfechtung fehlerhafter Abrechnungen

Entdecken Sie Fehler in der Jahresabrechnung, die sich auf Ihre Zahlungspflicht auswirken, können Sie den Beschluss anfechten. Dafür müssen Sie innerhalb von einem Monat nach der Beschlussfassung eine Anfechtungsklage beim zuständigen Amtsgericht einreichen — so regelt es § 45 Abs. 1 WEG. Achtung: Diese Frist läuft ab dem Tag der Versammlung, nicht erst ab Zustellung des Protokolls. Unterschätzen Sie außerdem nicht die Begründungsfrist: Die Klage muss innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden. Wer die Klage zwar rechtzeitig einreicht, aber die Begründung versäumt, verliert den Prozess.

Teilanfechtung spart Kosten

Seit einem Grundsatzurteil des BGH vom 11. April 2025 (Az. V ZR 96/24) steht fest, dass auch eine Teilanfechtung möglich ist. Sie müssen also nicht den gesamten Beschluss angreifen, wenn nur eine einzelne Kostenposition fehlerhaft ist. Das begrenzt Ihr Kostenrisiko erheblich, denn der Streitwert fällt bei einer Teilanfechtung deutlich geringer aus als bei einer Gesamtanfechtung. Der BGH betont ausdrücklich, dass die Teilanfechtung dem Interesse der Eigentümer dient, die Prozesskosten in einem angemessenen Rahmen zu halten. Gleichzeitig sorgt sie dafür, dass der unbeanstandete Teil der Abrechnung bestandskräftig wird.

Jahresabrechnung beim Eigentümerwechsel

Ein häufiger Stolperstein: Wechselt die Eigentumswohnung den Besitzer, stellt sich die Frage, wer die Nachzahlung aus der Abrechnungsspitze trägt. Die Antwort ist klar — und für Käufer manchmal überraschend. Für die Nachzahlung aus der Abrechnungsspitze haftet gegenüber der WEG immer der Eigentümer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung — in der Regel also der Käufer, auch wenn die Kosten teils in eine Zeit fielen, als noch der Verkäufer Eigentümer war.

Vorsicht bei offenen Hausgeldvorschüssen

Dabei ist die Abrechnungsspitze nur ein Teil des Bildes. Der Beschluss über die Jahresabrechnung wirkt anspruchsbegründend ausschließlich für die Abrechnungsspitze. Zahlungsverpflichtungen, die durch frühere Beschlüsse entstanden sind — insbesondere die laufenden Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan — bleiben davon unberührt. Für Käufer bedeutet das: Wurden vom Verkäufer noch nicht alle fälligen Hausgeldvorauszahlungen an die WEG geleistet, kann die WEG diese Rückstände vom neuen Eigentümer einfordern. Einen internen Ausgleich zwischen Käufer und Verkäufer müssen Sie deshalb unbedingt im Kaufvertrag regeln. Ohne eine solche Vereinbarung bleibt der Käufer auf den Kosten sitzen.

Unterschied zum Wirtschaftsplan

Verwechseln Sie die Jahresabrechnung nicht mit dem Wirtschaftsplan. Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau auf das kommende Wirtschaftsjahr — er kalkuliert die voraussichtlichen Kosten und legt die Höhe der monatlichen Hausgeldvorauszahlungen fest. Die Jahresabrechnung hingegen ist der Rückblick auf das vergangene Jahr mit den tatsächlich angefallenen Zahlen. Beide Dokumente ergänzen sich, haben aber unterschiedliche Funktionen.

Sehen Sie auch unter [Wirtschaftsplan], [Hausgeld], [Abrechnungsspitze] und [Eigentümerversammlung].