Verwaltungsbeirat

Was genau ist der Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat ist ein freiwilliges Gremium aus Wohnungseigentümern, das den WEG-Verwalter bei seiner Arbeit unterstützt und überwacht. Gesetzlich geregelt ist er in § 29 WEG. Anders als der Verwalter ist der Beirat kein Organ der Gemeinschaft und hat keine eigene Entscheidungsbefugnis. Er darf also keine Verträge abschließen, keine Zahlungen anweisen und keine Aufträge an Handwerker vergeben — es sei denn, die Eigentümerversammlung hat ihm das ausdrücklich übertragen.

Braucht jede WEG einen Beirat?

Nein. Die Bildung eines Verwaltungsbeirats ist freiwillig. Ihre Eigentümergemeinschaft ist auch ohne Beirat voll handlungsfähig. Trotzdem ist die Einrichtung eines Beirats in den meisten Fällen sinnvoll — gerade bei größeren Gemeinschaften. Denn ein funktionierender Beirat entlastet nicht nur den Verwalter, sondern sorgt auch für mehr Transparenz gegenüber den übrigen Eigentümern.

So wird der Verwaltungsbeirat gewählt

Die Eigentümerversammlung wählt den Verwaltungsbeirat per einfachem Mehrheitsbeschluss aus dem Kreis der Wohnungseigentümer. Seit der WEG-Reform 2020 gibt es keine feste Vorgabe mehr zur Mitgliederzahl. Früher schrieb das Gesetz drei Mitglieder vor — heute kann die Gemeinschaft die Größe des Beirats an ihre Bedürfnisse anpassen. Besteht der Beirat aus mehreren Mitgliedern, müssen ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden. Wer diese Ämter übernimmt, können entweder die Eigentümer direkt festlegen oder die Beiratsmitglieder unter sich klären.

Auch juristische Personen können Beiratsmitglied werden

Lange war umstritten, ob neben natürlichen Personen auch juristische Personen — etwa eine GmbH oder eine Gemeinde — in den Verwaltungsbeirat gewählt werden können. Der BGH hat diese Frage mit Urteil vom 4. Juli 2025 (Az. V ZR 225/24) eindeutig bejaht. Das Gesetz unterscheidet beim Begriff „Wohnungseigentümer" nicht zwischen natürlichen und juristischen Personen. Ist eine GmbH oder eine Gemeinde Eigentümerin einer Wohnung, darf sie auch in den Beirat bestellt werden. Nicht wählbar sind allerdings die Mitarbeiter oder Geschäftsführer der juristischen Person persönlich — es sei denn, sie sind selbst Wohnungseigentümer oder die Gemeinschaftsordnung erlaubt ausdrücklich die Bestellung von Nichteigentümern. Die juristische Person bestimmt selbst, welche natürliche Person sie im Beirat vertritt, und kann diese Person auch wechseln.

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Die Aufgaben des Beirats lassen sich in drei Kernbereiche gliedern. Erstens: die Unterstützung des Verwalters bei der Durchführung seiner Aufgaben. Das kann von der Einholung von Handwerkerangeboten über die Vorbereitung der Eigentümerversammlung bis hin zur Vermittlung bei Konflikten unter Eigentümern reichen. Zweitens: die Überwachung des Verwalters — eine Aufgabe, die mit der WEG-Reform 2020 ausdrücklich ins Gesetz aufgenommen wurde. Und drittens: die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die der Beirat mit einer eigenen Stellungnahme versehen soll, bevor die Eigentümerversammlung darüber abstimmt.

Die besondere Rolle des Beiratsvorsitzenden

Dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats kommen einige besondere Befugnisse zu. Er vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG) — etwa wenn es um den Verwaltervertrag oder um Ansprüche gegen den Verwalter geht. Außerdem unterschreibt er zusammen mit dem Versammlungsleiter und einem weiteren Eigentümer das Protokoll der Eigentümerversammlung. Fehlt ein Verwalter oder weigert sich dieser pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, darf der Beiratsvorsitzende selbst zur Eigentümerversammlung einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Ein eigenständiges Einberufungsrecht hat er darüber hinaus allerdings nicht.

Wo liegen die Grenzen des Beirats?

Haben Sie keine Hemmungen, hier genau hinzuschauen — denn die Grenzen des Beirats werden in der Praxis häufig überschritten. Der Verwaltungsbeirat ist kein gesetzlicher Vertreter der Gemeinschaft gegenüber Dritten wie Behörden, Handwerkern oder Gerichten. Er darf ohne ausdrückliche Beschlussgrundlage weder Verträge schließen noch verbindliche Erklärungen abgeben. Er darf auch keine Bankkonten führen, keine Rechnungen bezahlen und keine Rücklagen eigenmächtig verwalten. Der Grund: Der Verwaltungsbeirat hat keine eigene Verwaltungsbefugnis — seine Rolle beschränkt sich auf Unterstützung und Kontrolle. Eine Kontovollmacht für den Beirat würde diese Kontrollfunktion aushebeln, weil der Beirat dann gleichzeitig Kontobewegungen veranlassen und überwachen müsste. Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen kann er nur beauftragen, wenn ihm das per Beschluss übertragen wurde. Trifft der Beirat eigenmächtig Entscheidungen, liegt eine Kompetenzüberschreitung vor — und die daraus resultierenden Beschlüsse wären unwirksam.

Ehrenamt, Vergütung und Aufwandsentschädigung

Die Tätigkeit im Verwaltungsbeirat ist grundsätzlich ein Ehrenamt — das heißt, die Mitglieder arbeiten unentgeltlich. Allerdings haben sie nach Auftragsrecht (§§ 662, 670 BGB) einen Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen, etwa für Telefon-, Porto- oder Fahrtkosten. In der Praxis beschließen viele Gemeinschaften eine pauschale Aufwandsentschädigung. Die Rechtsprechung hält dabei einen Betrag von rund 100 Euro pro Mitglied und Jahr für angemessen. Das Amtsgericht München hat eine Pauschale von 500 Euro pro Jahr ausdrücklich als überhöht zurückgewiesen, weil damit die Grenze zwischen Aufwendungsersatz und Vergütung verwischt werde.

Ab wann wird aus dem Ehrenamt eine entgeltliche Tätigkeit?

Die Abgrenzung zwischen Aufwandsentschädigung und Vergütung ist im WEG-Recht nicht gesetzlich fixiert — anders als etwa im Vereinsrecht, wo § 31a BGB eine klare Grenze von 840 Euro pro Jahr vorsieht. Nach einer im Schrifttum vertretenen Auffassung liegt Entgeltlichkeit vor, wenn die Zahlung mehr als die Hälfte des gesetzlichen Mindestlohns für den geschätzten Zeitaufwand beträgt. Bei einer typischen Beiratstätigkeit von rund 24 Stunden im Jahr ergäbe sich daraus eine Schwelle von etwa 156 Euro. Die Rechtsprechung orientiert sich dagegen eher am Grundsatz, dass die Pauschale den tatsächlichen finanziellen Aufwand abdecken soll — nicht den Zeitaufwand.

Rechnen Sie damit, dass eine zu hohe Aufwandsentschädigung von einzelnen Eigentümern per Beschlussanfechtung angegriffen werden kann.

Wird dagegen ein Beiratsvertrag mit einer echten Vergütung geschlossen, verändert sich die rechtliche Beziehung grundlegend: Aus dem ehrenamtlichen Auftragsverhältnis wird eine entgeltliche Geschäftsbesorgung — mit anderen Haftungsregeln.

Haftung: Was hat sich durch die WEG-Reform 2020 geändert?

Die WEG-Reform 2020 hat die Tätigkeit im Beirat deutlich attraktiver gemacht. Nach § 29 Abs. 3 WEG haften unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder nur noch bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Einfache Fehler oder Versäumnisse — etwa ein Rechenfehler bei der Prüfung der Jahresabrechnung — führen nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit zur Haftung. Das soll mehr Eigentümer ermutigen, dieses wichtige Amt zu übernehmen. Achtung: Die Haftungsbeschränkung gilt nur, solange die Beiratsmitglieder tatsächlich unentgeltlich arbeiten. Wird eine Vergütung vereinbart, greift der volle Haftungsmaßstab nach allgemeinem Zivilrecht (§ 276 Abs. 1 BGB). Allerdings kann die Gemeinschaft auch bei entgeltlicher Beiratstätigkeit eine vertragliche Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit im Beiratsvertrag vereinbaren. Gerade in größeren Gemeinschaften mit besonders intensiver Beiratstätigkeit ist das eine praxisrelevante Gestaltungsmöglichkeit. Trotz der Haftungserleichterung empfiehlt es sich, über den Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zugunsten der Beiratsmitglieder nachzudenken.

Praxistipps für Eigentümer

Ein guter Verwaltungsbeirat ist Gold wert — aber nur, wenn die richtigen Personen das Amt übernehmen. Ideal sind Eigentümer mit Erfahrung in kaufmännischen, juristischen oder technischen Belangen und einem gesunden Maß an Kommunikationstalent. Achten Sie darauf, dass der Verwalter, selbst wenn er auch Wohnungseigentümer ist, kein Mitglied des Beirats werden kann — schließlich soll der Beirat den Verwalter überwachen, und niemand überwacht sich gerne selbst. Ebenso wenig in den Beirat gehören Personen, die entgeltlich für den Verwalter tätig sind. Als Eigentümer steht Ihnen übrigens unabhängig vom Beirat jederzeit ein eigenes Einsichts- und Prüfrecht gegenüber dem Verwalter zu. Die Existenz eines Beirats schränkt Ihre individuellen Rechte nicht ein.

Sehen Sie auch unter [Eigentümerversammlung], [Verwalter], [Jahresabrechnung] und [Wirtschaftsplan].