Verwaltungskosten

Was genau sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten umfassen sämtliche Ausgaben, die für die Organisation und Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) anfallen. Der größte Posten ist in aller Regel das Verwalterhonorar — also die Vergütung, die Ihre WEG an die bestellte Hausverwaltung zahlt. Daneben gehören aber auch weitere Positionen dazu: die Kontoführungsgebühren für das WEG-Konto, Porto- und Telefonkosten des Verwalters, die Kosten für die Durchführung der Eigentümerversammlung (etwa die Saalmiete) sowie gegebenenfalls Ausgaben für die Prüfung der Jahresabrechnung.

Auch Prozesskosten zählen dazu

Seit der WEG-Reform 2020 hat der Bundesgerichtshof (BGH) eine Frage geklärt, die unter Eigentümern für Stirnrunzeln sorgt: Auch die Prozesskosten aus Klagen gegen die Gemeinschaft sind Verwaltungskosten im Sinne des § 16 WEG. Das bedeutet konkret: Selbst wenn Sie als Eigentümer einen Beschluss erfolgreich angefochten haben, tragen Sie über das Hausgeld anteilig die Kosten der unterlegenen Gemeinschaft mit. So hat es der BGH in seinem Urteil vom 19. Juli 2024 (Az. V ZR 139/23) entschieden. Das mag auf den ersten Blick ungerecht wirken — ist aber die logische Folge davon, dass Beschlussklagen seit Dezember 2020 nicht mehr gegen die übrigen Eigentümer, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst zu richten sind (§ 44 Abs. 2 Satz 1 WEG).

Gestaltungsspielraum bei Prozesskosten

Allerdings stehen Sie als Eigentümergemeinschaft dieser Regelung nicht machtlos gegenüber. Der BGH betont ausdrücklich, dass die Verteilung nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG nur gilt, „soweit keine abweichende Regelung getroffen worden ist". Sie können also durch Beschluss eine andere Verteilung der Prozesskosten festlegen — etwa, dass die Gemeinschaft die Kosten vollständig aus der allgemeinen Rücklage trägt oder dass ein gesonderter Schlüssel gilt. Gerade in kleineren Gemeinschaften ist das ein wichtiger Gestaltungsspielraum, den Sie aktiv nutzen sollten.

Warum diese Rechtsprechung in der Praxis so brisant ist

Die Doppelrolle des obsiegenden Klägers wird für viele Eigentümer erst auf den zweiten Blick verständlich: Sie gewinnen den Prozess gegen „Ihre" Gemeinschaft — und zahlen als Mitglied eben dieser Gemeinschaft trotzdem einen Teil der Kosten der Gegenseite. Besonders in kleinen Eigentümergemeinschaften kann das Eigentümer davon abhalten, berechtigte Beschlüsse überhaupt anzufechten. Denn je weniger Köpfe sich die Prozesskosten teilen, desto größer fällt der Eigenanteil des Klägers aus. Umso wichtiger ist es, vor einem möglichen Rechtsstreit über eine abweichende Kostenverteilung für Prozesskosten nachzudenken — und diese rechtzeitig per Beschluss zu verankern.

Wie werden die Verwaltungskosten verteilt?

Die gesetzliche Grundregel steht in § 16 Abs. 2 WEG: Jeder Eigentümer trägt die Kosten der Gemeinschaft nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils (MEA). Haben Sie also einen MEA von 50/1000, zahlen Sie 5 Prozent der Verwaltungskosten. Dieser Schlüssel orientiert sich in der Regel an der Größe Ihrer Wohnung — eine größere Wohnung bedeutet einen höheren MEA und damit einen höheren Anteil an den Kosten.

Den Verteilungsschlüssel ändern — so geht's

Allerdings sind Sie als Eigentümergemeinschaft keineswegs an den gesetzlichen Schlüssel gebunden. Die WEG-Reform 2020 hat die Möglichkeiten zur Änderung der Kostenverteilung deutlich vereinfacht. Für Betriebs- und Verwaltungskosten genügt ein Beschluss mit einfacher Mehrheit in der Eigentümerversammlung. Das heißt: Es reicht die Mehrheit der anwesenden und abstimmenden Eigentümer. In der Praxis beschließen viele Gemeinschaften, das Verwalterhonorar gleichmäßig nach der Anzahl der Einheiten zu verteilen — statt nach MEA. Aus Sicht der Gerichte entspricht das ordnungsmäßiger Verwaltung, weil der Verwaltungsaufwand pro Einheit in der Regel gleich ist, unabhängig von deren Größe.

Besonderheiten bei Sonderumlagen

Besonders relevant wird die Frage der Kostenverteilung, wenn eine Sonderumlage ansteht — etwa für eine dringende Dachsanierung oder den Austausch der Heizungsanlage. Hier gilt: Die Änderung des Verteilungsschlüssels muss vorab beschlossen werden, also bevor die konkrete Maßnahme in Auftrag gegeben wird. Eine nachträgliche Umverteilung bereits abgerechneter Kosten ist nicht ohne Weiteres möglich. Wer also in der Eigentümerversammlung über eine größere Maßnahme abstimmt, sollte gleichzeitig prüfen, ob der bestehende Verteilungsschlüssel für diese konkrete Sonderumlage gerecht ist — und gegebenenfalls im selben Beschluss eine abweichende Verteilung festlegen.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Die Höhe der Verwaltungskosten hängt von mehreren Faktoren ab: der Größe der Wohnanlage, dem Leistungsumfang des Verwalters und der Region. Als grobe Orientierung: Die Grundvergütung liegt aktuell zwischen etwa 20 und 40 Euro netto pro Einheit und Monat. Für kleine Gemeinschaften mit nur wenigen Einheiten kann der Preis allerdings deutlich höher ausfallen — 50 Euro und mehr sind keine Seltenheit. Große Anlagen profitieren vom sogenannten Skalierungseffekt: Je mehr Einheiten, desto günstiger wird es pro Wohnung.

Grundvergütung und Sonderhonorare

Zeitgemäße Verwalterverträge unterscheiden zwischen der Grundvergütung für die gesetzlichen Regelaufgaben und Sonderhonoraren für darüber hinausgehende Leistungen. Die Grundvergütung deckt die Kernpflichten ab — also Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Buchführung, die jährliche Eigentümerversammlung, die Beschluss-Sammlung und die Umsetzung der Beschlüsse. Zusatzleistungen wie die Begleitung umfangreicher Sanierungsmaßnahmen, die Durchführung außerordentlicher Versammlungen oder die Abwicklung von Versicherungsschäden kosten extra. Rechnen Sie damit, dass Ihnen Ihr Verwalter diese Posten gesondert in Rechnung stellt. Der BGH hat hierzu Orientierungswerte genannt — etwa 700 Euro für eine zusätzliche Eigentümerversammlung oder 4 Prozent der Bruttobausumme bei Sanierungsbegleitung (BGH, Urteil vom 11. Juni 2021, Az. V ZR 215/20).

Warum Verwaltungskosten nicht auf Mieter umlegbar sind

Vermieten Sie Ihre Eigentumswohnung, ist ein Punkt besonders wichtig: Verwaltungskosten dürfen Sie nicht als Betriebskosten auf Ihren Mieter umlegen. Das gilt für das Verwalterhonorar ebenso wie für Kontoführungsgebühren, Portokosten und Saalmieten. Diese Kosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Als Vermieter tragen Sie diese Kosten also selbst — können sie aber steuerlich als Werbungskosten in der Anlage V Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Wohnung tatsächlich vermietet wird und Sie daraus Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen. Nutzen Sie Ihre Eigentumswohnung selbst, scheidet der steuerliche Abzug der Verwaltungskosten aus.

Praxistipps für Eigentümer

Haben Sie keine Hemmungen, beim Thema Verwaltungskosten genau nachzufragen. Schauen Sie sich den Verwaltervertrag genau an: Welche Leistungen sind mit dem Grundhonorar abgedeckt, und welche Sondervergütungen sind vereinbart? Vergleichen Sie mehrere Angebote, bevor Sie einen Verwalter bestellen — der günstigste Anbieter ist allerdings nicht immer der beste. Achten Sie darauf, dass keine unzulässigen Preisanpassungsklauseln im Vertrag stehen. Eine Formulierung, die dem Verwalter erlaubt, das Honorar einseitig an eine „allgemeine Verwaltungskostenentwicklung" zu koppeln, wurde von der Rechtsprechung als unwirksam eingestuft. Der korrekte Weg ist, die Verwaltervergütung über den Wirtschaftsplan in der Eigentümerversammlung beschließen zu lassen.

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