Versammlungsprotokoll

Was genau ist das Versammlungsprotokoll?

Das Versammlungsprotokoll — im Gesetz als „Niederschrift" bezeichnet — ist die schriftliche Dokumentation aller Beschlüsse, die auf einer Wohnungseigentümerversammlung gefasst werden. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 24 Abs. 6 WEG. Dort steht, dass über die gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen ist. „Unverzüglich" bedeutet hier: ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis heißt das, dass das Protokoll spätestens wenige Tage nach der Versammlung fertig sein sollte.

Warum ist das Protokoll für Sie so wichtig?

Als Wohnungseigentümer erfüllt das Versammlungsprotokoll gleich mehrere Funktionen für Sie. Zum einen können Sie nachlesen, welche Beschlüsse gefasst oder abgelehnt wurden. Gerade wenn die Versammlung viele Tagesordnungspunkte hatte, verliert man schnell den Überblick. Zum anderen informiert das Protokoll diejenigen Eigentümer, die bei der Versammlung nicht anwesend waren. Und das ist entscheidend: Denn auch abwesende Eigentümer können Beschlüsse innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist gerichtlich anfechten. Ohne ein rechtzeitiges Protokoll fehlt ihnen dafür die Grundlage.

Welche Rolle spielt das Protokoll beim Wohnungsverkauf?

Auch beim Verkauf einer Eigentumswohnung spielen Versammlungsprotokolle eine oft unterschätzte Rolle. Kaufinteressenten nutzen die Protokolle der letzten Jahre, um sich ein Bild von der Eigentümergemeinschaft zu machen. Daraus geht hervor, welche Sanierungen geplant sind, ob Sonderumlagen beschlossen wurden oder ob es wiederkehrende Streitigkeiten gibt. Wer seine Wohnung verkaufen möchte, tut also gut daran, sämtliche Protokolle griffbereit zu haben.

Wer erstellt das Protokoll?

Das Gesetz schreibt überraschenderweise nicht ausdrücklich fest, wer das Protokoll erstellen muss. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe nahezu immer der Verwalter, weil er die Versammlung einberuft und in der Regel auch leitet. Im Verwaltervertrag ist diese Pflicht meistens ausdrücklich geregelt. Alternativ kann auch der Verwaltungsbeirat die Protokollierung übernehmen. Und wenn das Vertrauensverhältnis zum Verwalter angespannt ist, können die Eigentümer per Beschluss auch einen Eigentümer als Schriftführer bestimmen.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?

Hier haben Sie als Gemeinschaft einen gewissen Spielraum. Das Gesetz verlangt nur ein sogenanntes Ergebnisprotokoll — also eine Dokumentation der tatsächlich gefassten Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis und Verkündung durch den Versammlungsleiter. Ein Verlaufsprotokoll dagegen hält auch die Diskussionen, Wortbeiträge und den gesamten Ablauf der Versammlung fest. Das klingt auf den ersten Blick attraktiver, birgt aber Risiken: Es ist zeitaufwendiger zu erstellen, und die detaillierte Wiedergabe von Wortbeiträgen kann zu Streitigkeiten über den genauen Wortlaut führen.

Praxistipp: In den meisten Fällen genügt ein ordentliches Ergebnisprotokoll. Schauen Sie aber in Ihre Gemeinschaftsordnung — dort kann festgelegt sein, dass ein ausführlicheres Protokoll verlangt wird.

Was muss im Protokoll stehen?

Bestimmte Inhalte sind zwingend erforderlich, damit das Protokoll seiner Funktion gerecht wird. Dazu gehören die Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft, Datum und Ort der Versammlung, der Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers, die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit, die vollständige Tagesordnung, die einzelnen Beschlussanträge mit dem jeweiligen Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen) sowie die Verkündung des Ergebnisses durch den Versammlungsleiter. Eine Anwesenheitsliste wird dem Protokoll üblicherweise als Anlage beigefügt.

Warum die Beschlussverkündung so entscheidend ist

Ein Punkt, der oft unterschätzt wird: Ein Beschluss kommt nicht allein durch die Stimmabgabe zustande. Er bedarf der konstitutiven Feststellung und Verkündung durch den Versammlungsleiter. Erst wenn der Versammlungsleiter das Ergebnis der Abstimmung förmlich feststellt und verkündet, existiert der Beschluss rechtlich. Dokumentieren Sie deshalb im Protokoll immer den Moment der Verkündung. Fehlt die Feststellung, kann streitig sein, ob überhaupt ein wirksamer Beschluss gefasst wurde — und ob die Anfechtungsfrist überhaupt zu laufen begonnen hat.

Wer muss das Protokoll unterschreiben?

Die Frage der Unterschriften ist ein echter Klassiker unter den WEG-Streitigkeiten. Nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG muss das Protokoll vom Versammlungsleiter — also in der Regel vom Verwalter — und einem Wohnungseigentümer unterschrieben werden. Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, muss zusätzlich dessen Vorsitzender oder sein Stellvertreter unterzeichnen. In der Regel sind bei einer WEG mit Beirat also drei Unterschriften erforderlich. Wichtig dabei: Alle Unterzeichnenden müssen bei der Versammlung tatsächlich anwesend gewesen sein.

Sonderfall: Doppelfunktionen bei der Unterschrift

In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Person mehrere Funktionen gleichzeitig innehat. Ist der Versammlungsleiter zugleich Beiratsvorsitzender, genügt seine Unterschrift in dieser Doppelfunktion zusammen mit der Unterschrift eines weiteren Wohnungseigentümers — also insgesamt zwei Unterschriften. Entscheidend ist, dass die Doppelfunktion im Protokoll kenntlich gemacht wird, etwa durch den Zusatz „Versammlungsleiter/Beiratsvorsitzender". So wird für jeden erkennbar, dass beide gesetzlich geforderten Rollen durch dieselbe Person abgedeckt sind.

Wenn der Beiratsvorsitzende die Unterschrift verweigert

Ein häufiger Streitpunkt in der Praxis: Der Beiratsvorsitzende kann die Unterschrift verweigern, wenn er der Auffassung ist, das Protokoll gebe den Versammlungsverlauf oder die Beschlüsse inhaltlich unrichtig wieder. Die Unterschrift lässt sich nicht erzwingen. Aus Verwaltersicht ist das ärgerlich, denn es verzögert die Fertigstellung des Protokolls. Kommt es zu keiner Einigung über den Inhalt, sollte der Verwalter das Protokoll dennoch — mit dem Hinweis auf die fehlende Unterschrift — den Eigentümern übermitteln, um die Anfechtungsfrist nicht unnötig verstreichen zu lassen.

Was passiert bei fehlenden Unterschriften?

Hier wird es heikel. Nach der gesetzlichen Grundregel macht eine fehlende Unterschrift die Beschlüsse nicht automatisch unwirksam. Sie mindert allerdings den Beweiswert des Protokolls erheblich. Das hat der BGH bereits klargestellt: Eine fehlende Unterschrift berührt nicht das Zustandekommen der Beschlüsse, sondern schwächt nur deren Nachweisbarkeit.

Aber Vorsicht: Enthält Ihre Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung eine sogenannte qualifizierte Protokollierungsklausel, sieht die Sache anders aus. Eine solche Klausel lautet beispielsweise: „Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist die Unterzeichnung des Protokolls durch den Verwalter und zwei Wohnungseigentümer erforderlich." Der BGH hat solche Klauseln ausdrücklich für wirksam erklärt, weil sie dem berechtigten Interesse der Eigentümer an einer effektiven Kontrolle dienen. Fehlt dann eine der geforderten Unterschriften, kann das zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse führen — allerdings nicht zu deren Nichtigkeit. Schauen Sie deshalb unbedingt in Ihre Gemeinschaftsordnung. Fehlt dort eine solche Klausel, sind Ihre Beschlüsse auch bei einer fehlenden Unterschrift wirksam — sie lassen sich nur schwerer beweisen.

Können fehlende Unterschriften nachgeholt werden?

Die gute Nachricht: Fehlende Unterschriften können auch noch nachträglich — sogar noch im laufenden gerichtlichen Verfahren — nachgeholt werden. Wird ein Beschluss wegen einer fehlenden Unterschrift angefochten, kann der Mangel also bis zur gerichtlichen Entscheidung geheilt werden. Verlassen Sie sich darauf aber nicht leichtfertig, denn die Nachholung setzt voraus, dass die betreffende Person bereit ist, nachträglich zu unterzeichnen.

Welche Fristen gelten für die Erstellung?

Eine konkrete gesetzliche Frist für die Fertigstellung des Protokolls gibt es nicht. Das Gesetz verlangt lediglich, dass die Niederschrift „unverzüglich" zu erfolgen hat. Rechtsprechung und Praxis erwarten aber, dass die Eigentümer das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Beschlussanfechtungsfrist zur Kenntnis nehmen können. Hält der Verwalter diese Frist nicht ein, handelt er pflichtwidrig und kann sich unter Umständen schadensersatzpflichtig machen.

Haben Sie ein Recht auf Zusendung des Protokolls?

Rein gesetzlich haben Sie nach § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG nur ein Einsichtsrecht — das heißt, Sie dürfen das Protokoll beim Verwalter einsehen. Ein Anspruch auf Zusendung einer Kopie ergibt sich aus dem Gesetz nicht. In der Praxis ist die Übersendung allerdings in den meisten Verwalterverträgen ausdrücklich vereinbart. Rechnen Sie also damit, das Protokoll per Post oder digital zugeschickt zu bekommen. Sollte das nicht passieren, haben Sie keine Hemmungen, beim Verwalter nachzufragen.

Wie lange müssen Versammlungsprotokolle aufbewahrt werden?

Die Antwort ist eindeutig: Versammlungsprotokolle müssen zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden. Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen greifen hier nicht. Das ergibt sich aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung und hat einen praktischen Hintergrund: Gefasste Beschlüsse gelten auch gegenüber späteren Erwerbern einer Eigentumswohnung. Da Beschlüsse nicht im Grundbuch eingetragen werden, lassen sie sich nur durch die Protokolle nachweisen. Die Aufbewahrung muss im Original erfolgen, da die Unterschriften den Beweiswert begründen. Eine zusätzliche digitale Sicherung ist aber dringend empfehlenswert.

Ist ein rein digitales Protokoll zulässig?

Diese Frage wird zunehmend diskutiert. Die herrschende Meinung verlangt nach wie vor eine papiergebundene Niederschrift mit eigenhändigen Unterschriften — das ergibt sich aus dem Wort „Niederschrift" und dem Unterschriftserfordernis in § 24 Abs. 6 WEG. Allerdings wird in der juristischen Literatur zunehmend vertreten, dass auch eine elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur nach § 126a BGB ausreichen könnte. Rechtssicher geklärt ist das bislang nicht. Für die Praxis bedeutet das: Setzen Sie vorerst auf das klassische Papierprotokoll mit handschriftlichen Unterschriften. Eine parallele digitale Archivierung ist sinnvoll, ersetzt das Original aber nicht.

Was tun, wenn das Protokoll fehlerhaft ist?

Entdecken Sie Fehler im Protokoll, steht Ihnen ein Berichtigungsanspruch zu. Wurde ein Beschluss korrekt verkündet, aber falsch protokolliert, brauchen Sie keine Anfechtungsklage zu erheben — das Protokoll ist schlicht zu berichtigen. Zuständig für die Korrektur sind ausschließlich die Personen, die das Protokoll unterschrieben haben. Alle Unterzeichnenden müssen die Berichtigung gemeinsam vornehmen und erneut unterzeichnen. Weigern sich die Unterzeichner, bleibt Ihnen nur der Rechtsweg.

Beachten Sie: Die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft unabhängig davon, ob das Protokoll bereits berichtigt wurde. Warten Sie daher nicht auf ein korrigiertes Protokoll, wenn Sie einen Beschluss anfechten möchten. Sicherer ist es, die Beschlusssammlung einzusehen und im Zweifel rechtzeitig rechtlichen Rat einzuholen.

Das Protokoll und die Beschlusssammlung

Neben dem Versammlungsprotokoll ist der Verwalter nach § 24 Abs. 7 WEG auch verpflichtet, die verkündeten Beschlüsse in die Beschlusssammlung einzutragen. Diese Eintragung muss ebenfalls unverzüglich erfolgen — in der Praxis bedeutet das innerhalb von etwa fünf Werktagen. Die Beschlusssammlung ist nicht dasselbe wie das Protokoll, sondern eine kompakte Übersicht aller jemals gefassten Beschlüsse. Für Kaufinteressenten und Sonderrechtsnachfolger ist sie oft sogar aussagekräftiger als die einzelnen Protokolle.

Sehen Sie auch unter [Eigentümerversammlung], [Beschlussanfechtung], [Verwaltungsbeirat] und [Beschlusssammlung].