Umlaufbeschluss (Beschluss im schriftlichen Verfahren)

Was genau ist ein Umlaufbeschluss?

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss, den die Wohnungseigentümer ohne persönliches Zusammentreffen fassen. Statt sich in einer Versammlung zu treffen und dort abzustimmen, geben alle Eigentümer ihre Stimme schriftlich oder elektronisch ab. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in § 23 Abs. 3 WEG. Dort heißt es sinngemäß: Ein Beschluss kann auch ohne Versammlung gefasst werden, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären.

Das Verfahren läuft typischerweise so ab: Der Verwalter oder ein Eigentümer formuliert einen konkreten Beschlussantrag und übermittelt ihn an sämtliche Eigentümer. Jeder Eigentümer gibt daraufhin seine Stimme ab. Erst wenn das Ergebnis allen Eigentümern förmlich mitgeteilt wird, entfaltet der Beschluss seine Wirksamkeit.

Allstimmigkeit als Grundregel

Hier liegt die große Besonderheit des Umlaufbeschlusses — und gleichzeitig seine größte Hürde: Grundsätzlich müssen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer dem Beschluss zustimmen. Eine einzige Gegenstimme, eine Enthaltung oder auch nur das Schweigen eines Eigentümers lässt den gesamten Beschluss scheitern. Denn Schweigen gilt im Umlaufverfahren niemals als Zustimmung. Kein Eigentümer ist verpflichtet, sich überhaupt zu äußern — und genau das kann Ihnen zum Verhängnis werden.

Anders als in der Eigentümerversammlung kommt es beim klassischen Umlaufbeschluss also nicht auf Mehrheitsverhältnisse an. Es zählt allein, ob wirklich jeder einzelne Eigentümer ausdrücklich „Ja" gesagt hat.

Was hat die WEG-Reform 2020 geändert?

Die WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat dem Umlaufbeschluss gleich zwei entscheidende Erleichterungen gebracht.

Erstens: Textform statt Schriftform. Vor der Reform mussten alle Zustimmungen eigenhändig unterschrieben werden — ein handschriftlich unterzeichnetes Dokument war Pflicht. Seit Dezember 2020 genügt die sogenannte Textform nach § 126b BGB. Das bedeutet: Eine E-Mail, eine Nachricht über WhatsApp oder Telegram, ein PDF im Eigentümerportal oder eine SMS reichen aus. Entscheidend ist nur, dass die Erklärung dauerhaft lesbar und speicherbar bleibt. Ein Telefonanruf genügt dagegen nicht, weil er sich nicht dauerhaft in Schriftzeichen dokumentieren lässt.

Zweitens: Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit. § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG eröffnet seit der Reform eine neue Möglichkeit: Die Eigentümer können in einer Eigentümerversammlung einen sogenannten Absenkungsbeschluss fassen. Dieser Absenkungsbeschluss ist ein reiner Verfahrensbeschluss — er regelt nicht die Sache selbst, sondern legt nur fest, dass ein bestimmter, konkret bezeichneter Beschlussgegenstand anschließend im Umlaufverfahren mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden darf. Der Absenkungsbeschluss selbst muss zwingend in einer Versammlung gefasst werden und gilt ausschließlich für diesen einen konkreten Fall. Sie können also nicht pauschal beschließen, dass künftig alle Umlaufbeschlüsse per Mehrheit laufen. Ein langfristiges Absenken der erforderlichen Mehrheit ist nicht möglich.

Wann ist ein Umlaufbeschluss sinnvoll?

Der Umlaufbeschluss spielt seine Stärken vor allem dann aus, wenn eine Entscheidung drängt und die nächste ordentliche Eigentümerversammlung noch Monate entfernt liegt. Typische Anwendungsfälle sind dringende Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, die Beauftragung von Handwerkern nach eingeholten Angeboten oder die Anpassung der Hausordnung in unstrittigen Punkten. Auch wenn auf einer Versammlung noch Informationen fehlten und ein Beschluss vertagt wurde, bietet sich das Umlaufverfahren als Ergänzung an.

Besonders gut funktioniert das Verfahren in kleinen, überschaubaren Gemeinschaften mit bis zu etwa acht Einheiten, in denen sich die Eigentümer einig sind. Ab zehn oder mehr Einheiten wird die Allstimmigkeit in der Praxis zur fast unüberwindbaren Hürde — schon ein einziger Eigentümer, der nicht reagiert oder im Urlaub ist, lässt das gesamte Verfahren scheitern. Rechnen Sie in größeren Gemeinschaften also realistischerweise nicht damit, dass ein allstimmiger Umlaufbeschluss zustande kommt.

Die virtuelle Versammlung als Alternative

Gerade für größere Gemeinschaften, in denen die Allstimmigkeit den Umlaufbeschluss praktisch ausschließt, gibt es seit der WEG-Reform eine weitere Option: die Teilnahme an der Eigentümerversammlung in elektronischer Form nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG. Die Eigentümer können beschließen, dass eine Teilnahme per Video- oder Telefonkonferenz möglich ist — die Möglichkeit zur Präsenzteilnahme muss allerdings bestehen bleiben. Eine rein virtuelle Versammlung ohne Präsenzoption ist nach geltendem Recht nicht zulässig. Diese hybride Lösung verbindet die Vorteile der Flexibilität mit der Möglichkeit zur offenen Diskussion und dem niedrigeren Quorum der einfachen Mehrheit.

So leiten Sie ein Umlaufverfahren korrekt ein

Wer das Verfahren einleiten darf, hängt davon ab, ob es um einen klassischen Umlaufbeschluss mit Allstimmigkeit oder um ein erleichtertes Verfahren nach einem Absenkungsbeschluss geht. Beim allstimmigen Umlaufbeschluss kann im Grunde jeder Eigentümer das Verfahren anstoßen. Da ohnehin alle zustimmen müssen, wird eine fehlende formale Initiativbefugnis durch die Allstimmigkeit gewissermaßen geheilt. Anders sieht es beim Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit aus: Hier hat primär der Verwalter das Initiativrecht. Nur wenn kein Verwalter bestellt ist oder der Verwalter sich pflichtwidrig weigert, dürfen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer das Verfahren einleiten. Eine Beschlusskompetenz für den jeweiligen Gegenstand muss in beiden Fällen vorliegen. Das können Sie in Ihrer Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung nachlesen.

Der Beschlussantrag muss klar und eindeutig formuliert sein — genau wie ein Beschlussantrag in der Versammlung. Verschicken Sie den Antrag samt Begründung an alle Eigentümer und setzen Sie eine angemessene Frist von mindestens drei Wochen. Achten Sie darauf, dass wirklich alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer den Antrag erhalten. Vergessen Sie auch nicht die Eigentümer, die ihre Wohnung vermietet haben — stimmberechtigt bleibt der Eigentümer, nicht der Mieter.

Wann wird der Umlaufbeschluss wirksam?

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Viele meinen, der Beschluss sei zustande gekommen, sobald die letzte Zustimmung eingegangen ist. Das stimmt so nicht. Erst durch die förmliche Bekanntgabe des Ergebnisses an alle Eigentümer wird der Umlaufbeschluss wirksam. Diese Verkündung kann per E-Mail, per Post oder auch durch Aushang im Treppenhaus erfolgen. Ohne diese Bekanntgabe existiert der Beschluss rechtlich schlicht nicht.

Schweigen ist keine Zustimmung, und ein Ergebnis ohne Verkündung ist kein Beschluss. Beides gehört zu den häufigsten Stolperfallen beim Umlaufverfahren.

Anfechtung eines Umlaufbeschlusses

Auch ein Umlaufbeschluss kann angefochten werden — unter denselben Voraussetzungen wie ein Beschluss, der in der Eigentümerversammlung gefasst wurde. Nach § 45 Abs. 1 WEG müssen Sie dabei zwei Fristen im Blick behalten: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Ergebnisses erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach Bekanntgabe begründet werden. Wer die Klagefrist versäumt, kann den Beschluss nicht mehr angreifen — selbst wenn er inhaltlich angreifbar wäre. Haben Sie in einem Umlaufverfahren zugestimmt und bereuen Ihre Entscheidung, bleibt Ihnen nur der Weg über die Beschlussanfechtung vor Gericht. Eine einmal abgegebene Stimme können Sie nicht einfach zurücknehmen.

Besonderheit beim Stimmrechtsverbot

Ein interessantes Detail, das viele Eigentümer überrascht: Beim Umlaufbeschluss gelten nach herrschender Meinung keine Stimmrechtsverbote. Das bedeutet: Selbst Eigentümer, die in einer Versammlung wegen eines Interessenkonflikts vom Stimmrecht ausgeschlossen wären, müssen beim Umlaufbeschluss mitwirken und zustimmen, damit der Beschluss zustande kommt.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Der Umlaufbeschluss spart Zeit, Geld und Organisationsaufwand. Sie brauchen keinen Versammlungsraum, keine Terminfindung und keine Anreise. Jeder Eigentümer stimmt bequem von zu Hause ab, wann es ihm passt. Gerade bei unkomplizierten Entscheidungen ist das Verfahren deutlich schneller als eine außerordentliche Versammlung.

Auf der anderen Seite fehlt beim Umlaufverfahren die Möglichkeit zur offenen Diskussion. Komplexe oder kontroverse Themen lassen sich schriftlich oft schlechter klären als im persönlichen Gespräch. Und die hohe Hürde der Allstimmigkeit macht das Verfahren in größeren Gemeinschaften zu einem Geduldsspiel — rechnen Sie damit, dass nicht jeder Eigentümer zeitnah reagiert.

Dokumentation nicht vergessen

Halten Sie das gesamte Verfahren lückenlos fest — im Streitfall entscheidet die Qualität Ihrer Dokumentation über Bestand oder Anfechtbarkeit des Beschlusses. Konkret sollten Sie folgende Punkte nachweisbar festhalten: Wann wurde der Beschlussantrag an welchen Eigentümer versendet? Bewahren Sie dazu Versandbestätigungen, E-Mail-Sendungsprotokolle oder Einschreiben-Belege auf. Dokumentieren Sie anschließend, welche Antworten wann eingegangen sind — mit dem genauen Wortlaut der Zustimmung oder Ablehnung. Und halten Sie schließlich fest, wann und auf welchem Weg das Ergebnis allen Eigentümern verkündet wurde. Die Verwaltung ist verpflichtet, den Umlaufbeschluss in die Beschlusssammlung aufzunehmen — genauso wie jeden anderen Beschluss der Eigentümergemeinschaft. Lücken in der Dokumentation sind bei einer Anfechtung ein gefundenes Fressen für die Gegenseite.

Sehen Sie auch unter [Eigentümerversammlung], [Beschlussanfechtung], [Gemeinschaftsordnung] und [Beschlusskompetenz].