Zertifizierter Verwalter: Muss wirklich jeder Mitarbeiter geprüft sein?

Warum focht ein Eigentümer die Verwalterbestellung an?

Eine Eigentümergemeinschaft hatte eine Verwaltungsgesellschaft mit der Betreuung ihrer Immobilie beauftragt. Die Geschäftsführerin der beauftragten GmbH ist Kauffrau in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft und damit einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt. Die übrigen Mitarbeiterinnen der Gesellschaft hatten die Zertifizierungsprüfung dagegen nicht abgelegt.

Ein Wohnungseigentümer focht daraufhin gleich zwei Beschlüsse an: die Bestellung der Verwaltungsgesellschaft und den Abschluss des dazugehörigen Verwaltervertrags. Sein Argument: Weil nicht alle Mitarbeiterinnen zertifiziert seien, verstoße die Bestellung gegen die gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich kritisierte er, dass die Gemeinschaft den Verwalter rückwirkend zum 1. Januar 2024 bestellt hatte – erst mit einem Beschluss vom 9. August 2024. Das Amtsgericht Wiesbaden gab dem Kläger zunächst recht und erklärte die Beschlüsse für ungültig. Gegen dieses Urteil legte die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Berufung ein.

Muss jeder Mitarbeiter der Verwaltungsgesellschaft zertifiziert sein?

Vor dem Landgericht Frankfurt am Main drehte sich der Streit im Kern um eine Frage: Wie weit reicht die Zertifizierungspflicht aus § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, wenn nicht eine Einzelperson, sondern eine juristische Person als Verwalter agiert? Nach § 26a Abs. 2 Nr. 3 WEG genügt es in diesem Fall, wenn die Beschäftigten zertifiziert oder nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt sind, die unmittelbar mit der Verwaltungstätigkeit betraut sind. Der Kläger vertrat die Auffassung, dass diese Anforderung für das gesamte Personal gelten müsse. Die Gemeinschaft hielt dagegen: Entscheidend sei allein, wer tatsächlich Verwaltungsentscheidungen trifft – und das sei ausschließlich die Geschäftsführerin gewesen.

Als zweiten Streitpunkt musste die Kammer klären, ob ein Beschluss unwirksam wird, wenn die Eigentümer den Verwalter erst rückwirkend bestellen. Der Kläger sah darin einen weiteren Verstoß gegen die ordnungsgemäße Beschlussfassung.

Wie hat das Gericht entschieden?

Die Berufung der Gemeinschaft hatte Erfolg: Das Landgericht wies die Klage ab und erklärte beide Beschlüsse für wirksam. Zur Klärung des Sachverhalts hörte die Kammer eine bereits vom Amtsgericht vernommene Zeugin erneut an.

Die Richter stellten klar, dass die Zertifizierungspflicht nur für Personen gilt, die unmittelbare Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Dazu zählen erstens die Leitung von Eigentümerversammlungen, zweitens das eigenständige Treffen von Entscheidungen nach § 27 WEG und drittens das eigenverantwortliche Erteilen, Überwachen oder Abnehmen von Aufträgen für die Gemeinschaft. Wer dagegen nur zuarbeitet, vermittelt oder weisungsgebunden handelt, muss keine Prüfung ablegen – das gilt laut Gericht etwa für Sekretariatsaufgaben oder für Hausmeistertätigkeiten. Das Gericht orientierte sich dabei an der vergleichbaren Regelung zur Fortbildungspflicht in § 34c Abs. 2a Satz 1 GewO.

Im konkreten Fall überzeugte die erneute Zeugenvernehmung die Kammer, dass tatsächlich nur die Geschäftsführerin unmittelbare Verwaltungsaufgaben wahrnahm. Die weiteren Mitarbeiterinnen erstellten zwar Buchungen, die später in die Jahresabrechnung einflossen – die Abrechnung selbst fertigte aber allein die Geschäftsführerin an. Auch beim Kontakt zu Eigentümern und Handwerksfirmen agierte die Zeugin lediglich vermittelnd, ohne eigenen Entscheidungsspielraum. Das Gericht bringt den entscheidenden Maßstab auf den Punkt:

„Dies ist erst dann der Fall, wenn gegenüber dem Eigentümer unmittelbare Verwaltungsentscheidungen getroffen werden."

Auch der zweite Streitpunkt half dem Kläger nicht weiter. Zwar kann das Verwalteramt selbst nicht rückwirkend übertragen werden – wer bereits vor seiner förmlichen Bestellung tätig wird, gilt jedoch als sogenannter faktischer Verwalter und ist an dieselben Pflichten gebunden wie ein ordnungsgemäß bestellter. Ein nachträglicher, rückwirkender Bestellungsbeschluss stellt nach Auffassung der Kammer jedenfalls klar, dass die Eigentümer mit dieser Tätigkeit einverstanden waren. Damit ist Streit über die Berechtigung des faktischen Verwalters ausgeschlossen, und ihm steht für den betreffenden Zeitraum auch die vereinbarte Vergütung zu.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Sind Sie Mitglied einer Eigentümergemeinschaft, lohnt sich ein genauer Blick auf die Verwaltungsgesellschaft: Prüfen Sie nicht nur, ob die Geschäftsführung zertifiziert ist, sondern auch, wer im Alltag tatsächlich Versammlungen leitet, Aufträge vergibt und Entscheidungen trifft. Nur diese Person muss die Zertifizierung nachweisen oder gleichgestellt sein.

Sind Sie selbst als Verwaltungsgesellschaft tätig, empfiehlt es sich, die Zuständigkeiten intern klar zu dokumentieren: Wer entscheidet eigenständig, wer arbeitet lediglich zu? Diese Abgrenzung kann im Streitfall den Unterschied machen. Und sollten Sie bereits vor Ihrer förmlichen Bestellung für eine Gemeinschaft tätig geworden sein, kann ein rückwirkender Bestellungsbeschluss nachträglich für Rechtssicherheit sorgen – besser ist es allerdings, die Bestellung von Anfang an rechtzeitig zu klären.

Wichtige Grundsätze im Überblick

• Handelt eine juristische Person als Verwalter, müssen nur die Personen zertifiziert oder gleichgestellt sein, die unmittelbar Verwaltungsaufgaben wahrnehmen – nicht das gesamte Personal.
• Unmittelbare Verwaltungsaufgaben sind vor allem die Versammlungsleitung, das eigenständige Treffen von Entscheidungen und die eigenverantwortliche Auftragsvergabe.
• Rein vorbereitende, vermittelnde oder weisungsgebundene Tätigkeiten – etwa Buchhaltung oder Sekretariatsaufgaben – lösen keine Zertifizierungspflicht aus.
• Wer vor seiner Bestellung bereits als Verwalter tätig wird, gilt als faktischer Verwalter mit denselben Pflichten wie ein ordnungsgemäß Bestellter.
• Ein rückwirkender Bestellungsbeschluss macht die vorangegangene Tätigkeit nicht unwirksam, sondern billigt sie nachträglich.

Quelle: LG Frankfurt am Main, Urteil vom 18.06.2026, Az. 2-13 S 1/26