Kündigung per E-Mail im Gewerbemietvertrag: Wann reicht eine Nachricht statt Brief?

Streit um Hallenfläche und Kautionsrückzahlung

Eine Mieterin nutzte in einer Gewerbehalle zwei Teilflächen – einen vorderen Bereich und einen hinteren Bereich. Für den vorderen Teil sprach sie per E-Mail die Kündigung aus. Die Vermieterin akzeptierte das nicht. Im Mietvertrag war ausdrücklich festgehalten, dass Kündigungen der Schriftform bedürfen. Für die Vermieterin war klar: Eine E-Mail ohne eigenhändige Unterschrift genügt diesem Erfordernis nicht.

Nachdem das Mietverhältnis endete, verlangte die Mieterin ihre Mietkaution zurück – mehrere tausend Euro. Die Vermieterin hielt dagegen: Es bestünden noch offene Mieten aus verschiedenen Zeiträumen. Sie erklärte die Aufrechnung mit ihren Gegenforderungen. Der Streit landete vor dem Landgericht Düsseldorf und schließlich in der Berufung vor dem OLG Düsseldorf.

Was unterscheidet gesetzliche von gewillkürter Schriftform?

Der Knackpunkt des Falls liegt in einer Unterscheidung, die vielen Gewerbemietern und Vermietern nicht bewusst ist. Das Gesetz verlangt für die Kündigung eines Gewerbemietverhältnisses keine bestimmte Form. Steht im Vertrag trotzdem „Die Kündigung bedarf der Schriftform", handelt es sich um eine sogenannte gewillkürte Schriftform – also eine freiwillig zwischen den Parteien vereinbarte Formvorgabe.

Und genau hier wird es spannend: Für die gewillkürte Schriftform gilt § 127 BGB. Diese Vorschrift legt fest, dass eine vertraglich vereinbarte Schriftform grundsätzlich auch durch telekommunikative Übermittlung gewahrt werden kann. Dazu zählt die Übersendung per E-Mail.

Bei einer vertraglich vereinbarten Schriftform genügt nach § 127 BGB grundsätzlich die telekommunikative Übermittlung – also auch eine E-Mail.

Anders verhält es sich nur, wenn ein abweichender Parteiwille erkennbar ist. Die Vertragsparteien müssten also deutlich gemacht haben, dass sie ausdrücklich keine E-Mail akzeptieren wollen.

Warum entschied das Gericht zugunsten der E-Mail-Kündigung?

Das OLG Düsseldorf stellte fest: Für einen abweichenden Willen gab es im konkreten Fall keinerlei Anhaltspunkte. Die Vermieterin hatte in der Berufung lediglich allgemeine Bedenken zur Zugangsproblematik von E-Mails vorgetragen. Einen konkreten Bezug zum Vertragsverhältnis konnte sie nicht herstellen.

Noch schwerer wog ein zweiter Punkt – und er war letztlich das entscheidende Indiz: Das bisherige Verhalten der Parteien sprach eindeutig gegen einen Willen, die E-Mail auszuschließen. Beide Seiten hatten im Laufe des Mietverhältnisses mehrfach wesentliche Vereinbarungen per E-Mail getroffen und bestätigt. Konkret wurde eine Verlängerung des Mietverhältnisses per E-Mail angeboten und angenommen. Auch für sonstige Vertragsänderungen hatten die Parteien im Vertrag die Schriftform vereinbart – und trotzdem ganz selbstverständlich den E-Mail-Weg gewählt. Genau dieses gelebte Verhalten im Vorfeld machte es der Vermieterin unmöglich, sich bei der Kündigung plötzlich auf eine strenge Papierform zu berufen.

Wer im Geschäftsalltag regelmäßig verbindliche Absprachen per E-Mail trifft, setzt damit ein klares Zeichen: Die telekommunikative Übermittlung ist zwischen den Parteien akzeptiert. So die klare Linie des Senats.

Weiternutzung nach Vertragsende: Stillschweigende Verlängerung

Ein weiterer Aspekt des Falls betraf die Frage, ob sich das Mietverhältnis über die vordere Hallenfläche nach der wirksamen Kündigung stillschweigend verlängert hatte. Nach § 545 BGB verlängert sich ein Mietverhältnis automatisch, wenn der Mieter die Sache nach Ablauf der Mietzeit weiter nutzt und keine Partei widerspricht.

Das Gericht stellte nach einer Beweisaufnahme fest: Die Mieterin hatte den vorderen Hallenbereich nicht nur als notwendigen Zugang zum hinteren Teil genutzt. Sie verwendete die Fläche darüber hinaus als Arbeitsbereich, Ladezone und Zwischenlager. Etwa einmal wöchentlich wurden dort Gegenstände zwischengelagert, die erst am nächsten Tag – manchmal auch zwei Tage später – in den hinteren Bereich gebracht wurden.

Das reichte dem Gericht aus. Entscheidend war nicht die Intensität der Nutzung, sondern dass sie über das notwendige Maß eines bloßen Zugangs hinausging. Damit hatte sich das Mietverhältnis stillschweigend verlängert, und die Vermieterin konnte für diesen Zeitraum weiterhin Miete verlangen.

Aufrechnung mit offenen Mieten: Wann ist das zulässig?

Die Vermieterin rechnete mit offenen Mietforderungen gegen den Kautionsrückzahlungsanspruch der Mieterin auf. Das Landgericht hatte die Aufrechnung noch als nicht hinreichend bestimmt zurückgewiesen. Das OLG Düsseldorf korrigierte diese Einschätzung.

Der Senat verwies auf die gefestigte Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur sogenannten Saldoklage. Danach reicht es aus, wenn die Vermieterin ihre Mietforderungen aus einem bestimmten Zeitraum den Zahlungen der Mieterin gegenüberstellt und den verbleibenden Saldo geltend macht. Das hatte die Vermieterin hier getan – und das Gericht ließ die Aufrechnung zu.

Allerdings konnte die Vermieterin über die Aufrechnung hinaus keinen weiteren Restbetrag durchsetzen. Die darüber hinausgehende Widerklage scheiterte an der Verjährung. Die Mietforderungen unterlagen der dreijährigen Regelverjährung. Als die Widerklage erhoben wurde, waren alle Forderungen bis Ende 2019 bereits verjährt.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Dieses Urteil hat praktische Sprengkraft für jeden, der einen Gewerbemietvertrag abgeschlossen hat – egal ob als Mieter oder Vermieter.

Als Mieter können Sie aufatmen: Enthält Ihr Vertrag eine Klausel wie „Die Kündigung bedarf der Schriftform", bedeutet das nicht automatisch, dass Sie zur Post müssen. Eine E-Mail kann nach § 127 BGB völlig ausreichend sein. Achten Sie aber darauf, dass Ihre E-Mail den Kündigungswillen eindeutig erkennen lässt und dass der Absender zweifelsfrei identifizierbar ist.

Als Vermieter sollten Sie handeln: Wenn Sie verhindern möchten, dass eine Kündigung per E-Mail wirksam ist, müssen Sie das im Vertrag ausdrücklich und eindeutig regeln. Eine allgemeine Schriftformklausel genügt dafür nicht – denn genau die führt über § 127 BGB zur Zulässigkeit der E-Mail. Entscheidend ist, die telekommunikative Übermittlung im Vertrag klar auszuschließen. Eine Formulierung wie „Die Kündigung bedarf der Schriftform; eine Übermittlung per E-Mail, Fax oder sonstiger telekommunikativer Übertragung ist ausgeschlossen" macht Ihren Willen unmissverständlich deutlich.

Beachten Sie außerdem den allgemeinen Trend: Seit dem 1. Januar 2025 hat der Gesetzgeber durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV das Schriftformerfordernis für den Abschluss und die Änderung langfristiger Gewerbemietverträge (§ 550 BGB) auf die Textform abgesenkt. Der digitale Weg ist damit zum gesetzlichen Standard für den Vertragsschluss geworden. Vertraglich vereinbarte Formklauseln – etwa für Kündigungen – bleiben davon zwar unberührt. Doch das Signal ist klar: E-Mail und Co. haben im Gewerbemietrecht endgültig ihren festen Platz.

Und noch ein Tipp: Wer nach Vertragsende noch Flächen nutzt – und sei es nur als Zwischenlager – riskiert eine stillschweigende Verlängerung des Mietverhältnisses. Räumen Sie gemietete Flächen nach Vertragsende also vollständig und zeitnah.

Wichtige Grundsätze im Überblick

• Eine vertraglich vereinbarte Schriftformklausel für die Kündigung begründet eine gewillkürte Schriftform nach § 127 BGB, bei der grundsätzlich auch eine E-Mail genügt.
• Ein abweichender Parteiwille, der die E-Mail-Kündigung ausschließt, muss konkret nachgewiesen werden – allgemeine Bedenken reichen nicht.
• Das gelebte Verhalten im Vorfeld ist ein entscheidendes Indiz: Wer im laufenden Vertragsverhältnis wesentliche Absprachen per E-Mail trifft und bestätigt, kann sich bei der Kündigung nicht auf eine strenge Papierform berufen.
• Die Weiternutzung von Mietflächen über das Vertragsende hinaus kann zu einer stillschweigenden Verlängerung nach § 545 BGB führen – auch bei reduzierter Nutzung.
• Eine Saldoklage bzw. Saldoaufrechnung ist zulässig, wenn der Vermieter seine Mietforderungen den Zahlungen des Mieters transparent gegenüberstellt.

Quelle: OLG Düsseldorf, Urteil vom 18.12.2025, Az. 10 U 65/24