Belegeinsicht vor Einwendungen: Was Mieter beachten müssen

Der Streit um offene Nebenkostenforderungen

In einem Mietverhältnis, das seit 2007 bestand, kam es zum Streit über mehrere Betriebskostenabrechnungen. Die Vermieterin forderte von ihrer Mieterin Nachzahlungen aus den Abrechnungen für die Jahre 2020 und 2021 sowie erhöhte Vorauszahlungen für das Jahr 2023. Die Mieterin weigerte sich zu zahlen und erhob verschiedene Einwendungen gegen die Abrechnungen.

Die Mieterin bewohnte eine Erdgeschosswohnung in einem Mehrfamilienhaus mit insgesamt sieben Wohneinheiten. Davon standen phasenweise vier Einheiten leer. Die monatliche Kaltmiete betrug ursprünglich einen vereinbarten Betrag zuzüglich Heiz- und Betriebskostenvorauszahlung. Diese Vorauszahlung war bis einschließlich 2022 reduziert worden.

Die Einwendungen der Mieterin

Die Mieterin bestritt zunächst, dass ihr die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2020 fristgerecht zugegangen sei. Sie behauptete, die Abrechnung erst Anfang Januar 2022 erhalten zu haben, also nach Ablauf der gesetzlichen Jahresfrist.

Gegen die Abrechnung für 2021 wandte die Mieterin ein, dass der zeitweise Leerstand der Wohnungen nicht berücksichtigt worden sei. Sie behauptete außerdem, die Kosten für Abwasser und Müllabfuhr seien nicht ortsüblich und zu hoch. Auch die angewandten Verteilungsschlüssel seien unrichtig.

Über ihren Rechtsanwalt forderte die Mieterin im August 2023 die Zusendung von Kopien der Abrechnungsbelege gegen Kostenerstattung. Der Anwalt der Vermieterin verwies jedoch auf das Recht zur Belegeinsicht vor Ort in den Räumen der Vermieterin.

Die Entscheidung des Gerichts

Das Amtsgericht Stadthagen gab der Vermieterin in allen wesentlichen Punkten recht und verurteilte die Mieterin zur Zahlung der offenen Beträge.

Fristgerechter Zugang der Abrechnung 2020

Zur Frage des rechtzeitigen Zugangs der Betriebskostenabrechnung für 2020 hörte das Gericht eine Zeugin an. Diese sagte aus, sie habe am 31. Dezember 2021 die Abrechnung persönlich in den Briefkasten der Mieterin eingeworfen. Sie mache dies jedes Jahr gemeinsam mit der Vermieterin am Jahresende, um einen Nachweis für eventuelle Streitigkeiten zu haben. Sie achte genau darauf, dass der Einwurf vor dem Jahreswechsel erfolge, weil sie wisse, dass damit Rechtsfolgen verbunden seien.

Das Gericht schenkte diesen Angaben Glauben. Obwohl die Zeugin als Tochter der Vermieterin eine persönliche Nähe zur Partei aufwies, sah das Gericht keine Anhaltspunkte dafür, dass sich die Zeugin davon in ihrer Aussage habe leiten lassen.

Da die Mieterin innerhalb der Einwendungsfrist von zwölf Monaten keine Einwendungen gegen diese Abrechnung erhoben hatte, war sie mit sämtlichen Einwendungen ausgeschlossen.

Leerstand wurde korrekt berücksichtigt

Den Einwand der Mieterin, der zeitweise Leerstand sei nicht berücksichtigt worden, wies das Gericht zurück. Das Gericht stellte klar: Da der Vermieter das Leerstandsrisiko trägt, muss er auch die Betriebskosten leer stehender Wohnungen tragen. Bei den nach Parteien abzurechnenden Positionen muss für jede leer stehende Wohnung eine fiktive Partei hinzugerechnet werden.

Die Abrechnung zeigte jedoch, dass für die nach Personen beziehungsweise Nutzeinheit abgerechneten Positionen jeweils sieben Personen veranschlagt wurden. Die Kosten leer stehender Wohneinheiten wurden damit gerade nicht unzulässig auf die übrigen Mieter abgewälzt.

Keine substanziierten Einwendungen ohne Belegeinsicht

Der entscheidende Punkt des Urteils betraf die Einwendungen gegen die Höhe einzelner Kostenpositionen. Die Mieterin hatte behauptet, die Kosten für Abwasser und Müllabfuhr seien zu hoch und nicht ortsüblich. Das Gericht ließ diese Einwendungen nicht gelten.

Das Gericht führte aus:

Die Einwendungen müssen substanziiert erfolgen und hierzu gegebenenfalls Einsicht in die Belege genommen werden.

Die Mieterin hatte nicht einmal dargelegt, welche Kosten sie denn für angemessen erachte. Wer einen Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit geltend macht, trägt dafür die Darlegungs- und Beweislast. Diese Einwendungen müssen konkret und nachvollziehbar sein.

Belegeinsicht ist Holschuld des Mieters

Das Gericht stellte klar: Der Mieter hat lediglich einen Anspruch auf Einsicht in die Belege in den Räumen des Vermieters. Die Zusendung von Kopien gegen Kostenerstattung kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht. Solche besonderen Umstände hatte die Mieterin nicht vorgetragen.

Im Gegenteil hatte die Mieterin in ihrer Klageerwiderung selbst eingeräumt, dass weder sie noch ihr Rechtsanwalt „Zeit und Muße" gefunden hätten, die Belege bei der Vermieterin einzusehen. Da die Mieterin die fehlende Belegeinsicht somit selbst zu vertreten hatte, konnte sie ihre Einwendungen nicht mehr nachträglich geltend machen.

Pauschaleinwände reichen nicht aus

Auch die pauschale Behauptung, die Verteilungsschlüssel seien unrichtig, ließ das Gericht nicht durchgehen. Die Mieterin hatte nicht im Einzelnen dargelegt, worin eine Abweichung zu den im Mietvertrag vereinbarten Verteilungsschlüsseln bestehen soll. Sie hatte auch nicht behauptet, dass die Wohnfläche unrichtig ermittelt worden sei.

Kleinreparaturklausel wirksam

Zusätzlich zu den Betriebskosten machte die Vermieterin auch die Kosten für die Reparatur eines Spülkastens geltend. Das Gericht bestätigte den Anspruch auf Grundlage der Kleinreparaturklausel im Mietvertrag. Diese sah vor, dass der Mieter die Kosten für kleine Instandhaltungen der Wohnung, insbesondere an Warmwasserbereitern, Druckspülern und Spülkästen, bis zu einem bestimmten Betrag im Einzelfall tragen muss.

Erhöhung der Vorauszahlungen rechtmäßig

Die Vermieterin hatte Ende 2022 eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ab Januar 2023 angekündigt. Die Mieterin bestritt diese Erhöhung zwar, jedoch ohne jede Begründung. Das Gericht sah die Erhöhung als rechtmäßig an, da sie der Mieterin in Textform mitgeteilt und der Grund für die Erhöhung dargelegt worden war.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Das Urteil verdeutlicht mehrere wichtige Grundsätze für Mieter, die Einwendungen gegen ihre Betriebskostenabrechnung erheben wollen.

Zunächst gilt: Wer Einwendungen erheben will, muss die Belege prüfen. Die Belegeinsicht findet grundsätzlich in den Räumen des Vermieters statt. Mieter können nicht einfach darauf bestehen, dass ihnen Kopien zugeschickt werden. Nur in Ausnahmefällen, etwa bei erheblicher räumlicher Entfernung oder körperlichen Einschränkungen, kommt eine Übersendung von Kopien gegen Kostenerstattung in Betracht.

Wer die Belegeinsicht nicht wahrnimmt, obwohl er dazu die Möglichkeit hatte, kann später nicht mehr behaupten, die Abrechnung sei fehlerhaft. Das Argument, man habe keine Zeit gehabt, zählt nicht. Die Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung bietet ausreichend Gelegenheit, die Unterlagen zu prüfen.

Einwendungen müssen konkret und nachvollziehbar sein. Ein pauschales Bestreiten nach dem Motto „die Kosten sind zu hoch" genügt nicht. Mieter müssen darlegen, welche konkreten Positionen aus welchen Gründen fehlerhaft sein sollen. Bei einer Rüge überhöhter Kosten sollte der Mieter auch angeben, welche Kosten er für angemessen hält.

Vermieter sollten den Zugang der Betriebskostenabrechnung dokumentieren können. Der persönliche Einwurf durch einen Zeugen am letzten Tag der Frist ist zwar riskant, kann aber im Streitfall den Nachweis erbringen. Sicherer ist ein frühzeitiger Versand mit Einschreiben oder die persönliche Übergabe gegen Quittung.

Grundsätze des Urteils

• Einwendungen gegen Betriebskostenabrechnungen müssen substanziiert sein und setzen eine vorherige Belegeinsicht voraus
• Der Mieter hat grundsätzlich nur Anspruch auf Belegeinsicht vor Ort beim Vermieter, nicht auf Zusendung von Kopien
• Pauschale Einwendungen ohne konkrete Begründung sind unbeachtlich
• Wer die Belegeinsicht selbst verschuldet nicht wahrnimmt, kann Einwendungen nicht mehr nachträglich geltend machen
• Bei leer stehenden Wohnungen muss der Vermieter das Leerstandsrisiko tragen und fiktive Parteien in die Abrechnung einrechnen
• Die Beweislast für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot trägt der Mieter

Quelle: AG Stadthagen, Urteil vom 10.07.2024, Az. 4 C 531/23