Welche Betriebskosten können Vermieter abrechnen?

Vertragliche Vereinbarung als Grundvoraussetzung

Ohne ausdrückliche vertragliche Regelung bleibt der Vermieter auf seinen Betriebskosten sitzen. Eine pauschale Formulierung wie „Der Mieter trägt sämtliche Betriebskosten" reicht dabei nicht aus. Der Mietvertrag muss konkret festlegen, welche Kostenarten auf den Mieter umgelegt werden. Fehlt diese Vereinbarung, kann der Vermieter die Kosten nicht nachträglich einfordern, selbst wenn sie tatsächlich angefallen sind. Diese Regelung schützt Mieter vor überraschenden Zahlungsansprüchen und sorgt für Transparenz von Beginn an.

In der Praxis hat sich der Verweis auf die Betriebskostenverordnung als bewährte Lösung etabliert. Vermieter können pauschal auf diese Verordnung verweisen, anstatt jeden einzelnen Posten aufzulisten. Der Bundesgerichtshof hat bestätigt, dass bereits die Formulierung „Der Mieter trägt die Betriebskosten" ausreichend ist, wenn sich daraus eindeutig ergibt, dass die gesetzlich zulässigen Kosten gemeint sind. Dennoch empfiehlt sich für beide Seiten eine detaillierte Auflistung oder das Beifügen der Verordnung als Anlage zum Mietvertrag.

Die 17 umlagefähigen Betriebskostenpositionen

Die Betriebskostenverordnung listet exakt 17 Kostenpositionen auf, die auf Mieter umgelegt werden dürfen. An erster Stelle steht die Grundsteuer, die in voller Höhe umlagefähig ist. Diese öffentliche Last des Grundstücks können Vermieter vollständig weitergeben, einschließlich eventueller Nachforderungen für zurückliegende Jahre. Andere Steuern wie Einkommensteuer oder Gewerbesteuer bleiben hingegen beim Vermieter.

Zu den wichtigsten umlagefähigen Kosten gehören die Wasserversorgung und Entwässerung. Hierunter fallen die Kosten für Frischwasser, Grundgebühren der Wasserwerke und die Abwasserentsorgung. Auch die Eichung und Wartung der Wasserzähler kann der Vermieter abrechnen. Bei der Heizungsanlage dürfen die Betriebskosten einschließlich der Abgasanlage umgelegt werden, ebenso die Kosten für Wartung und regelmäßige Überprüfung durch Fachpersonal.

Die Aufzugskosten umfassen den Betriebsstrom, die regelmäßige Überprüfung der Betriebsbereitschaft und die Beaufsichtigung durch Fachkräfte. Kosten für die Beseitigung von Betriebsstörungen oder Reparaturen sind dagegen nicht umlagefähig. Diese Unterscheidung ist wichtig, da Vollwartungsverträge oft sowohl umlagefähige Wartungskosten als auch nicht umlagefähige Reparaturkosten enthalten. Gerichte ziehen in solchen Fällen typischerweise zwischen 20 und 50 Prozent des Vertragswertes als nicht umlagefähig ab.

Straßenreinigung und Müllbeseitigung im Detail

Zur Straßenreinigung zählen die kommunalen Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung sowie die Kosten für das Fegen und Kehren des Bürgersteigs. Der Winterdienst fällt ebenfalls in diese Kategorie. Wenn Vermieter den Winterdienst selbst übernehmen, dürfen sie hierfür angemessene Kosten berechnen. Dabei können sie entweder den Betrag ansetzen, den ein gewerbliches Unternehmen für diese Leistung verlangen würde, oder ihre konkret entstandenen Kosten umlegen. Übernehmen hingegen die Mieter selbst den Winterdienst, muss der Vermieter lediglich die Kosten für Streumittel bereitstellen. Die Anschaffungskosten für Arbeitsgeräte wie Besen oder Schneeschaufeln sind nicht umlagefähig.

Bei der Müllbeseitigung können Vermieter die kommunalen Müllgebühren vollständig umlegen. Auch Sperrmüll- und Entrümpelungskosten gehören zu den Betriebskosten, sofern sie regelmäßig anfallen. Interessant ist die Rechtsprechung zu unberechtigt abgestelltem Müll. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass selbst Kosten für die Beseitigung von Müll, den Dritte unrechtmäßig auf Gemeinschaftsflächen abgestellt haben, zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen. Mieter können sich also nicht darauf berufen, dass sie den Müll nicht verursacht haben. Nicht umlagefähig sind dagegen die Kosten für angemietete Müllbehälter oder Container für Bauschutt und Gartenabfälle.

Gebäudereinigung und Gartenpflege

Die Kosten für die Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile sind umlagefähig. Dazu gehören Treppenhäuser, Flure, Keller, Waschküchen und der Aufzugskorb. Entscheidend ist, dass es sich um Flächen handelt, die alle Bewohner nutzen können. Die Reinigung der eigenen Wohnung fällt selbstverständlich nicht darunter.

Auch die Gartenpflege gehört zu den umlagefähigen Kosten, sofern es sich um eine Gemeinschaftsfläche handelt. Hierunter fallen die Pflege der Grünanlagen, das Mähen des Rasens, der Heckenschnitt und die Beseitigung von Laub.

Hausmeisterkosten richtig abrechnen

Hausmeisterkosten sind grundsätzlich umlagefähig, allerdings nur für bestimmte Tätigkeiten. Zu den typischen umlagefähigen Aufgaben gehören die Haus-, Treppen- und Straßenreinigung, die Kontrolle von Gemeinschaftsflächen, die Überwachung der Hausordnung, die Bedienung der Heizungsanlage, Maßnahmen zur Verkehrssicherung und kleinere Reparaturarbeiten. Auch die Durchführung des Winterdienstes und die Überwachung von Fremdfirmen zählen dazu.

Sobald der Hausmeister jedoch Verwaltungsarbeiten erledigt, ändert sich die Situation. Wohnungsabnahmen, die Einweisung neuer Mieter, die Entgegennahme von Reklamationen oder umfangreichere Reparaturarbeiten sind nicht umlagefähig. Diese Kosten muss der Vermieter aus den Betriebskosten herausrechnen. Der Vermieter ist zudem dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit verpflichtet. Beschäftigungszeit und Gehalt des Hausmeisters müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Größe des Hauses stehen. Ist das Gehalt überhöht, kann der Vermieter nur den ortsüblichen Satz umlegen und muss die Differenz selbst tragen.

Versicherungen und ihre Grenzen

Bei Versicherungen gilt eine klare Trennlinie. Umlagefähig sind nur Versicherungen, die das Gebäude selbst schützen. Dazu gehören Feuer-, Sturm-, Wasser- und Elementarschadenversicherungen. Auch die Glasversicherung sowie Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, den Öltank oder den Aufzug können abgerechnet werden. Diese Versicherungen können in einer Summe ausgewiesen werden, was die Abrechnung vereinfacht.

Alle Versicherungen, die persönliche Risiken des Vermieters abdecken, sind hingegen nicht umlagefähig. Eine Rechtsschutzversicherung, die der Vermieter für mögliche Streitigkeiten mit Mietern abschließt, muss er selbst bezahlen. Gleiches gilt für eine Mietausfallversicherung oder seine private Haftpflichtversicherung. Bei der Auswahl der Versicherungen muss der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Er muss zwar keine tagelange Marktforschung betreiben, darf aber auch nicht einfach den erstbesten Anbieter wählen, unabhängig vom Preis.

Kabelfernsehen und Gemeinschaftsantennen

Bis zum 30. Juni 2024 waren die Kosten für Kabelfernsehen und Gemeinschaftsantennenanlagen umlagefähig. Dazu gehörten der Betriebsstrom, die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft, das Nutzungsentgelt für externe Antennenanlagen und die Gebühren nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung. Nach diesem Stichtag hat sich die Rechtslage geändert, und diese Kosten können nicht mehr automatisch auf Mieter umgelegt werden. Wenn der Kundendienst aufgrund eines Wartungsvertrags Reparaturen ausführt, war dieser Kostenanteil bereits vorher nicht umlagefähig.

Besondere Positionen in der Betriebskostenabrechnung

Einige Kostenpositionen werden häufig übersehen oder falsch eingeordnet. Die Wartung von Rauchwarnmeldern ist als sonstige Betriebskosten umlagefähig, da diese Geräte inzwischen in den meisten Bundesländern Pflicht sind. Nicht umlagefähig sind dagegen monatliche Mietkosten für die Geräte selbst. Bei der Trinkwasseruntersuchung, die Vermieter regelmäßig auf Legionellen durchführen lassen müssen, dürfen die Kosten ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden, auch wenn die Untersuchung nur alle drei Jahre stattfindet.

Kosten für die Ungezieferbekämpfung sind umlagefähig, wenn sie regelmäßig anfallen. Muss der Kammerjäger aber nur einmalig wegen einer akuten Plage kommen, fehlt das Kriterium der laufenden Kosten. Die Dachrinnenreinigung, die Wartung von Feuerlöschern, die Überprüfung von Blitzableiteranlagen und die turnusmäßige Kontrolle der Elektroanlage zählen zu den sonstigen Betriebskosten. Wichtig ist bei dieser Kategorie, dass der Kostengegenstand im Mietvertrag konkret bezeichnet sein muss. Eine pauschale Formulierung „sonstige Betriebskosten" reicht nicht aus.

Was der Vermieter nicht umlegen darf

Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten. Diese klare Aussage des Bundesgerichtshofs schützt Mieter vor einer unzulässigen Kostenübertragung. Zu den Verwaltungskosten gehören alle Aufwendungen, die für die Verwaltung des Gebäudes, die Geschäftsführung oder persönlich geleistete Verwaltungsarbeit anfallen. Auch Notdienstpauschalen für Hausmeister sind Verwaltungskosten und nicht umlagefähig. Abweichende vertragliche Vereinbarungen sind bei Wohnraum unzulässig.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten trägt grundsätzlich der Vermieter. Reparaturen, die Beseitigung von Betriebsstörungen oder Kosten für die Erneuerung von Anlagen können nicht auf Mieter umgelegt werden. Auch Anschaffungskosten für Geräte oder Einrichtungen müssen Vermieter selbst tragen. Namensschilder an Klingeln oder Briefkästen sind ebenfalls nicht umlagefähig.

Eigenleistungen des Vermieters

Ein interessanter Aspekt ist die Möglichkeit für Vermieter, eigene Arbeitsleistungen abzurechnen. Wenn ein Vermieter beispielsweise die Gartenpflege selbst übernimmt, den Bürgersteig kehrt oder den Winterdienst durchführt, darf er hierfür einen angemessenen Stundenlohn berechnen. Als Maßstab dienen die üblichen Kosten, die ein gewerblicher Dienstleister für vergleichbare Arbeiten verlangen würde. Um eine realistische Berechnungsgrundlage zu haben, sollten Vermieter sich Kostenvoranschläge von Dienstleistern einholen.

Umlagefähig sind ausschließlich die reinen Arbeitskosten ohne Mehrwertsteuer. Diese Regelung gilt auch, wenn Familienangehörige die Arbeiten durchführen. Wichtig ist die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebots. Die angesetzten Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zur erbrachten Leistung stehen. Überhöhte Ansätze können vom Mieter zurückgewiesen werden.

Abrechnungsgrundsätze und Fristen

Für die im laufenden Jahr anfallenden Betriebskosten darf der Vermieter monatliche Vorauszahlungen verlangen. Diese werden zusätzlich zur Kaltmiete fällig und sollten realistisch kalkuliert sein. Zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen führen zu hohen Nachzahlungen, die für Mieter eine finanzielle Belastung darstellen können. Zu hohe Vorauszahlungen binden hingegen unnötig Kapital.

Die eigentliche Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorlegen. Versäumt er diese Frist, ist er mit Nachforderungen ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das Versäumnis unverschuldet war. Eine fehlerhafte Abrechnung kann der Vermieter bei formellen Fehlern nicht mehr nachbessern. Bei materiellen Fehlern wie Rechenfehlern ist eine Korrektur möglich, allerdings nicht mehr zu Lasten des Mieters nach Ablauf der Abrechnungsfrist.

Die Verteilung der Betriebskosten

Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart, erfolgt die Umlage nach der Wohnfläche. Dies ist der gesetzliche Standard. Vertraglich können Parteien aber auch andere Verteilerschlüssel vereinbaren, etwa nach Personenzahl, nach Prozentzahlen oder bei verbrauchsabhängigen Kosten nach tatsächlichem Verbrauch. Wichtig ist, dass der gewählte Maßstab billigem Ermessen entspricht und dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.

Die Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Dazu gehören die Gesamtkosten, der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils für den einzelnen Mieter, der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen sowie der Guthaben- oder Nachzahlungsbetrag. Eine Erläuterung des Verteilerschlüssels ist nur dann erforderlich, wenn dies zum Verständnis der Abrechnung unbedingt notwendig ist. Diese Vereinfachung erleichtert Vermietern die Abrechnung und reduziert den formalen Aufwand.

Praktische Tipps für Mieter und Vermieter

Mieter sollten bei Wohnungsbesichtigungen genau nachfragen, ob die angegebenen Betriebskosten realistisch sind. Betriebskosten können erhebliche monatliche Zusatzbelastungen bedeuten und sollten bei der Budgetplanung von Anfang an einkalkuliert werden. Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung haben Mieter das Recht auf Belegeinsicht. Diese sollten sie nutzen, um die Abrechnung zu überprüfen.

Vermieter sind gut beraten, ihre Betriebskostenabrechnungen sorgfältig und transparent zu erstellen. Fehlerhafte Abrechnungen führen zu Diskussionen mit Mietern und können im schlimmsten Fall zum Verlust von Nachforderungsansprüchen führen. Die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebots ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern dient auch einem fairen Miteinander. Regelmäßige Überprüfungen der Kostenentwicklung und transparente Kommunikation mit den Mietern können viele Konflikte vermeiden.

Die Betriebskostenverordnung bietet einen klaren rechtlichen Rahmen, der beiden Seiten Rechtssicherheit gibt. Vermieter wissen genau, welche Kosten sie umlegen dürfen, und Mieter können prüfen, ob die Abrechnung korrekt ist. Bei Unklarheiten oder Streitigkeiten empfiehlt sich die Konsultation eines Fachanwalts für Mietrecht, der beide Seiten kompetent beraten kann.