Betriebskostenabrechnung: Wann ist sie formell korrekt?

Der Ausgangspunkt: Streit um die Nebenkostenabrechnung

Nach Beendigung eines Mietverhältnisses erhielt ein ehemaliger Mieter die Betriebskostenabrechnung für das vergangene Jahr. Die Abrechnung wies einen erheblichen Nachzahlungsbetrag aus. Der Vermieter hatte die Abrechnung fristgerecht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und dem Mieter zugesandt.

Der ehemalige Mieter weigerte sich jedoch zu zahlen. Er war der Auffassung, dass die Betriebskostenabrechnung nicht den formalen Anforderungen entspreche, die das Gesetz verlangt. Der Vermieter sah das anders und klagte auf Zahlung der offenen Nebenkosten.

Was macht eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Das Amtsgericht Frankfurt am Main musste zunächst klären, welche Anforderungen überhaupt an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zu stellen sind. Nach der ständigen Rechtsprechung muss eine formell korrekte Abrechnung fünf wesentliche Bestandteile enthalten.

Zunächst muss der Vermieter eine Zusammenstellung der Gesamtkosten liefern. Der Mieter muss erkennen können, welche Kosten insgesamt für das gesamte Gebäude angefallen sind. Darüber hinaus muss die Abrechnung die zugrunde gelegten Umlageschlüssel angeben und erläutern. Das bedeutet: Der Mieter muss nachvollziehen können, nach welchem Maßstab die Kosten verteilt werden, also etwa nach Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl.

Weiterhin muss die Abrechnung die Berechnung des Anteils des Mieters enthalten. Hier wird der individuelle Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ermittelt. Ebenso unverzichtbar ist der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Der Mieter muss erkennen können, welche Vorauszahlungen er bereits geleistet hat und wie sich daraus die Nachzahlung oder das Guthaben ergibt.

Schließlich muss die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Ein durchschnittlicher Mieter ohne spezielle Vorkenntnisse muss die Abrechnung verstehen und die Rechenschritte nachprüfen können.

Die Entscheidung des Gerichts

Das Amtsgericht Frankfurt am Main gab dem Vermieter recht und verurteilte den ehemaligen Mieter zur Zahlung der Betriebskostennachforderung. Das Gericht stellte fest, dass die Abrechnung alle formellen Anforderungen erfüllte.

Die als Anlage zur Abrechnung beigefügte Einzelkostenaufstellung enthielt in der ersten Spalte eine vollständige Zusammenstellung aller Gesamtkosten. Die Umlageschlüssel waren ebenfalls nachvollziehbar dargestellt. Aus den Spaltenüberschriften ließ sich ablesen, dass die Kosten nach anteiliger Quadratmeterzahl und nach Tagen berechnet wurden. Letzteres war notwendig, weil das Mietverhältnis bereits vor Jahresende geendet hatte.

Besonders wichtig war dem Gericht, dass die Abrechnung klar zwischen verbrauchsabhängigen und flächenabhängigen Kosten unterschied. Wasser, Strom, Wärme und Warmwasser wurden nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet. Die übrigen Nebenkostenpositionen wurden hingegen nach anteiligen Quadratmetern umgelegt. Diese Unterscheidung war aus der Abrechnung ersichtlich, sodass der Mieter die Berechnung nachvollziehen konnte.

Formelle und inhaltliche Einwendungen: Ein wichtiger Unterschied

Das Gericht betonte einen entscheidenden Punkt, der für Mieter wichtig ist: Formelle und inhaltliche Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung sind streng zu unterscheiden.

Eine Abrechnung ist formell fehlerhaft, wenn sie die oben genannten fünf Bestandteile nicht enthält oder wenn sie für einen durchschnittlichen Mieter nicht nachvollziehbar ist. In diesem Fall schuldet der Mieter keine Nachzahlung, bis der Vermieter eine korrekte Abrechnung vorlegt.

Inhaltliche Einwendungen betreffen dagegen die sachliche Richtigkeit der Abrechnung. Hier geht es beispielsweise um die Frage, ob bestimmte Kosten überhaupt umlagefähig sind, ob die Kosten angemessen sind oder ob der Vermieter den richtigen Umlageschlüssel gewählt hat. Solche inhaltlichen Einwendungen machen eine Abrechnung aber nicht formal unwirksam.

Im vorliegenden Fall hatte der Mieter keine inhaltlichen Einwendungen erhoben. Selbst wenn er dies getan hätte, wäre er damit möglicherweise zu spät gekommen. Denn das Gesetz sieht vor, dass Mieter Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend machen müssen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter solche Einwendungen grundsätzlich nicht mehr vorbringen.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Für Vermieter bestätigt das Urteil, dass eine Betriebskostenabrechnung nicht übermäßig kompliziert gestaltet sein muss. Entscheidend ist, dass alle wesentlichen Informationen enthalten sind und die Berechnung für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar ist. Eine übersichtliche Darstellung mit einer Einzelkostenaufstellung als Anlage kann dabei helfen.

Für Mieter bedeutet das Urteil, dass sie Abrechnungen sorgfältig prüfen sollten. Wer Einwendungen hat, sollte diese zeitnah schriftlich beim Vermieter geltend machen. Die Zwölf-Monats-Frist nach Zugang der Abrechnung sollte dabei stets im Blick behalten werden. Nach Ablauf dieser Frist sind inhaltliche Einwendungen in der Regel ausgeschlossen.

Das Gericht wies die Klage nur hinsichtlich der vorgerichtlichen Rechtsanwaltskosten ab. Der Vermieter hatte den Mieter erst durch ein anwaltliches Schreiben in Verzug gesetzt. Da der Verzug erst durch dieses Schreiben eintrat, konnte der Vermieter die Kosten des verzugsauslösenden Schreibens nicht als Verzugsschaden geltend machen. Bei Verbrauchern tritt der Verzug nämlich nur dann automatisch ein, wenn die Abrechnung einen entsprechenden Hinweis auf den Verzugseintritt enthält.

Grundsätze des Urteils

• Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieteranteil, Vorauszahlungen und eine nachvollziehbare Berechnung enthält.
• Inhaltliche Einwendungen gegen die sachliche Richtigkeit berühren die formelle Ordnungsmäßigkeit nicht.
• Eine Einzelkostenaufstellung als Anlage zur eigentlichen Abrechnung genügt den formellen Anforderungen.
• Bei Verbrauchern tritt der Verzug nur bei entsprechendem Hinweis in der Abrechnung automatisch ein.

AG Frankfurt am Main, Urteil vom 22.08.2025, Az. 33029 C 10/23