Betriebskostenabrechnung: Zahlungsbelege müssen explizit verlangt werden

Der Fall: Mieterin zahlt und verlangt später Belegeinsicht

Eine Mieterin erhielt im November 2023 die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022. Darin wurde eine Nachzahlung gefordert, die sie Ende November 2023 auch bezahlte. Erst drei Monate später, im Februar 2024, verlangte sie über ihren Mieterverein Belegeinsicht.

Als die Vermieterin die Belege übersandte, war die Mieterin nicht zufrieden. Sie bemängelte, dass keine Zahlungsbelege enthalten waren und wollte ihr bereits gezahltes Geld zurück. Die Vermieterin weigerte sich, woraufhin die Mieterin klagte.

Wann wird eine Betriebskostennachzahlung fällig?

Das Gericht stellte einen wichtigen Grundsatz klar: Eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung führt bereits durch ihre Übermittlung zur Fälligkeit der darin ausgewiesenen Nachzahlung. Der Mieter muss also zahlen, sobald er eine korrekt erstellte Abrechnung erhält.

Ein Zurückbehaltungsrecht entsteht erst dann, wenn der Mieter rechtzeitig Belegeinsicht verlangt. Entscheidend ist dabei das Timing: Das Verlangen muss vor der Zahlung erfolgen. Wer erst nach der Zahlung Belegeinsicht fordert, kann sich nicht mehr auf ein Zurückbehaltungsrecht berufen.

Das Belegeinsichtsrecht: Was umfasst es wirklich?

Grundsätzlich haben Mieter das Recht, alle Belege zur Betriebskostenabrechnung einzusehen. Doch hier wird es kompliziert: Das Belegeinsichtsrecht erstreckt sich auch auf Zahlungsbelege, aber nur wenn der Mieter diese ausdrücklich verlangt.

Der entscheidende Unterschied bei der Formulierung

Das Gericht machte eine wichtige sprachliche Unterscheidung: Ein allgemeines Verlangen nach "Belegeinsicht" bezieht sich nach dem üblichen Sprachgebrauch nur auf die Belege für die umgelegten Kosten. Wer zusätzlich Zahlungsbelege einsehen möchte, muss dies explizit und konkret verlangen.

In diesem Fall hatte die Mieterin lediglich pauschal "Belegeinsicht" verlangt. Das reichte dem Gericht nicht aus, um auch Anspruch auf Zahlungsbelege zu begründen.

Wann kann eine Klage erfolgreich sein?

Das Gericht erläuterte auch, wann Mieter erfolgreich gegen Betriebskostennachzahlungen vorgehen können:

• Bei endgültiger Verweigerung der Belegeinsicht: Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht komplett, kann dies zur Klageabweisung führen
• Bei rechtzeitigem Zurückbehaltungsrecht: Wer vor der Zahlung Belegeinsicht verlangt und diese verweigert bekommt, kann die Zahlung verweigern
• Bei materiellen Fehlern: Einwendungen gegen die Art der Kostenverteilung müssen aber binnen eines Jahres nach Zugang der Abrechnung erhoben werden

Verspätete Einwendungen sind unzulässig

Die Mieterin versuchte auch, die Art der Kostenumlage zu beanstanden. Sie kritisierte, dass Gartenpflegekosten nach "Parteien" statt nach Personen umgelegt wurden. Diese Einwendungen kamen jedoch zu spät: Materielle Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung müssen binnen eines Jahres nach deren Zugang erhoben werden.

Das Gericht wies nebenbei darauf hin, dass Mietkosten für Rauchmelder grundsätzlich nicht umlagefähig sind - ein Hinweis, den viele Mieter zu schätzen wissen dürften.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Dieses Urteil bringt wichtige Klarstellungen für beide Seiten:

Für Mieter bedeutet das:

• Prüfen Sie Betriebskostenabrechnungen sofort nach Erhalt
• Verlangen Sie Belegeinsicht vor der Zahlung, wenn Sie Zweifel haben
• Formulieren Sie Ihr Belegeinsichtsverlangen präzise: Wollen Sie auch Zahlungsbelege sehen, müssen Sie das ausdrücklich erwähnen
• Materielle Einwendungen müssen binnen eines Jahres erhoben werden
• Rauchmelder-Mietkosten sind nicht umlagefähig

Für Vermieter bedeutet das:

• Eine formell korrekte Abrechnung führt sofort zur Zahlungspflicht
• Bei allgemeinem Belegeinsichtsverlangen müssen nur die Belege für umgelegte Kosten vorgelegt werden
• Zahlungsbelege müssen nur auf ausdrückliche Nachfrage gezeigt werden
• Die Verweigerung von Belegeinsicht kann zur Klageabweisung führen

Praktischer Tipp: Als Mieter sollten Sie bei Zweifeln an der Betriebskostenabrechnung konkret formulieren: "Hiermit verlange ich Einsicht in alle Belege der Betriebskostenabrechnung einschließlich aller Zahlungsbelege und Gutschriften." Nur so sichern Sie sich umfassende Einsichtsrechte.

Das Urteil zeigt, dass es bei Betriebskosten auf präzise Formulierungen und das richtige Timing ankommt. Wer seine Rechte kennt und rechtzeitig geltend macht, steht deutlich besser da.

Quelle: AG Remscheid, Urteil vom 03.02.2025 - 7 C 130/24