Verwalterwechsel zum Jahresende: Wer muss abrechnen?

Der Fall aus der Praxis

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft hatte ihre Verwalterin bis zum 31. Dezember eines Jahres bestellt. Bereits im Dezember, kurz vor Ablauf der Amtszeit, wählten die Eigentümer in ihrer Versammlung eine neue Verwalterin, die ihr Amt zum 1. Januar des Folgejahres antreten sollte. Nach dem Wechsel verlangte die Eigentümergemeinschaft von der ausgeschiedenen Verwalterin die Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr. Die frühere Verwalterin lehnte dies jedoch ab und verwies darauf, dass sie zum Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht nicht mehr im Amt gewesen sei.

Streit um Zuständigkeit

Der Kern des Rechtsstreits drehte sich um die Frage, wann genau die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht und welcher Verwalter dafür verantwortlich ist. Die Eigentümergemeinschaft vertrat die Auffassung, dass die ausgeschiedene Verwalterin für das Jahr abrechnen müsse, in dem sie tätig war. Schließlich verfüge sie über alle notwendigen Unterlagen und Kenntnisse der wirtschaftlichen Vorgänge. Die beklagte frühere Verwalterin hingegen argumentierte, dass ihre Amtszeit zum 31. Dezember geendet habe und sie daher nicht mehr zur Abrechnung verpflichtet sei.

Die rechtliche Auseinandersetzung war erforderlich, weil das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, das am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters grundlegend neu geregelt hatte. Insbesondere wurde das Verhältnis zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft neu ausgestaltet, was auch Auswirkungen auf die Abrechnungspflichten hat.

Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs

Der Bundesgerichtshof stellte zunächst klar, dass zur Erstellung von Jahresabrechnungen grundsätzlich die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet ist. Der bestellte Verwalter fungiert dabei als ausführendes Organ und muss auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre erstellen. Diese Neuerung durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz bedeutet, dass die Abrechnungspflicht nicht mehr als persönliche Pflicht des Verwalters verstanden wird, sondern als Aufgabe der Gemeinschaft, die durch den Verwalter erfüllt wird.

Entscheidend für die Beantwortung der Frage, welcher Verwalter zuständig ist, ist der Zeitpunkt, zu dem die Abrechnungspflicht entsteht. Der Bundesgerichtshof legte fest, dass die Pflicht der Gemeinschaft zur Erstellung der Jahresabrechnung am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres entsteht. Das Gesetz spricht davon, dass die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über Nachschüsse und Vorschussanpassungen beschließen. Das Wort "nach" und nicht "mit" Ablauf sei dabei entscheidend.

Für den konkreten Fall bedeutete dies, dass die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung für das betreffende Jahr erst am 1. Januar des Folgejahres entstand. Zu diesem Zeitpunkt war die beklagte Verwalterin jedoch bereits aus ihrem Amt ausgeschieden. Ihr Verwaltervertrag endete mit Ablauf des 31. Dezember. Der Bundesgerichtshof betonte, dass eine nach Ende der Amtszeit fortwirkende Organpflicht nicht existiert.

Vertragliche Verpflichtungen des früheren Verwalters

Der Bundesgerichtshof räumte allerdings ein, dass neben der organschaftlichen Pflicht auch eine vertragliche Verpflichtung des früheren Verwalters bestehen kann. Wenn die Pflicht der Gemeinschaft zur Erstellung der Jahresabrechnung bereits während der Amtszeit des Verwalters entstanden ist, bleibt dieser aus dem Verwaltervertrag zur Abrechnung verpflichtet. Der Verwaltervertrag ist ein auf Geschäftsbesorgung gerichteter Dienstvertrag, aus dem der Verwalter die Aufstellung der Jahresabrechnung als erfolgsbezogene Tätigkeit schuldet.

Im vorliegenden Fall war dies jedoch nicht relevant, da die Beklagte ausgeschieden war, bevor die Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung entstand. Eine ausdrückliche abweichende Vereinbarung im Verwaltervertrag lag nicht vor. Das Gericht stellte klar, dass eine solche Vereinbarung möglich wäre, jedoch einer ausdrücklichen vertraglichen Regelung bedarf. Dann wäre die Jahresabrechnung sowohl Aufgabe des ausgeschiedenen Verwalters aus Vertrag als auch des neuen Verwalters als Organ.

Rechnungslegungspflicht bleibt bestehen

Wichtig ist jedoch, dass der ausgeschiedene Verwalter nicht aus jeder Verantwortung entlassen wird. Er schuldet der Eigentümergemeinschaft weiterhin Rechnungslegung nach den einschlägigen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Der frühere Verwalter muss dafür einstehen, dass er die im Abrechnungszeitraum angefallenen Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig erfasst und mitgeteilt hat. Dies kann gegebenenfalls auch durch Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung erfolgen. In dem zugrunde liegenden Fall war die Beklagte bereits rechtskräftig zu dieser Rechnungslegung verurteilt worden.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs bringt Klarheit in eine bisher umstrittene Frage und hat erhebliche praktische Auswirkungen für Wohnungseigentümergemeinschaften und Verwalter. Für Eigentümergemeinschaften bedeutet dies, dass bei einem Verwalterwechsel zum Jahresende die neue Verwaltung für die Erstellung der Jahresabrechnung des Vorjahres zuständig ist. Die neue Verwalterin oder der neue Verwalter muss diese Aufgabe übernehmen, auch wenn sie oder er nicht während des abzurechnenden Zeitraums tätig war.

Dies kann in der Praxis zu Herausforderungen führen, da die neue Verwaltung möglicherweise nicht über alle notwendigen Informationen und Unterlagen verfügt. Hier ist die Kooperation mit dem früheren Verwalter gefragt, der zur Rechnungslegung und zur Übergabe aller relevanten Unterlagen verpflichtet ist. Für die neue Verwaltung können zudem Haftungsrisiken entstehen, wenn sie eine Abrechnung über einen Zeitraum erstellt, in dem sie die Verwaltung nicht selbst geführt hat.

Wohnungseigentümergemeinschaften sollten daher bei einem geplanten Verwalterwechsel zum Jahresende sorgfältig überlegen, ob nicht eine abweichende vertragliche Regelung sinnvoll ist. Es kann vereinbart werden, dass der ausscheidende Verwalter verpflichtet bleibt, die Jahresabrechnung für das Jahr seiner Tätigkeit zu erstellen. Eine solche Regelung muss jedoch ausdrücklich im Verwaltervertrag festgehalten werden. Sie bietet den Vorteil, dass der Verwalter abrechnet, der die wirtschaftlichen Vorgänge des betreffenden Jahres am besten kennt und über alle erforderlichen Unterlagen verfügt.

Für Verwalter bedeutet die Entscheidung, dass sie bei einem Wechsel zum Jahresende grundsätzlich nicht mehr zur Erstellung der Jahresabrechnung für das letzte Jahr ihrer Tätigkeit verpflichtet sind, sofern keine anderweitige vertragliche Vereinbarung getroffen wurde. Sie müssen jedoch ihrer Rechnungslegungspflicht nachkommen und der neuen Verwaltung alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen. Eine sorgfältige Übergabe ist daher im Interesse aller Beteiligten.

Bei einem Verwalterwechsel während des Jahres gelten andere Regelungen. Dann ist die Abrechnungspflicht für das laufende Jahr bereits entstanden, und der ausscheidende Verwalter bleibt aus seinem Verwaltervertrag zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Dies entspricht dem Grundsatz, dass eine einmal entstandene vertragliche Pflicht nur durch Erfüllung oder die Geltendmachung von Sekundäransprüchen erlischt.

Kernaussagen des Urteils

• Die Pflicht zur Jahresabrechnung entsteht am 1. Januar des Folgejahres, nicht bereits am 31. Dezember.
• Bei Verwalterwechsel zum Jahresende ist die neue Verwaltung für die Jahresabrechnung zuständig.
• Ausscheidende Verwalter haben keine fortwirkende Organpflicht zur Abrechnung.
• Abweichende vertragliche Regelungen sind möglich und bedürfen ausdrücklicher Vereinbarung.
• Die Rechnungslegungspflicht des früheren Verwalters bleibt bestehen – er muss Einnahmen und Ausgaben vollständig dokumentieren.

Quelle: Bundesgerichtshof, Urteil vom 26. September 2025, Az. V ZR 206/24