E-Mail-Zugang rechtssicher nachweisen: SMTP-Protokolle als Lösung

Das Problem: Wie beweise ich, dass meine E-Mail angekommen ist?

Wer eine rechtlich bedeutsame E-Mail versendet, steht vor einem klassischen Dilemma: Wie kann man beweisen, dass die Nachricht tatsächlich beim Empfänger angekommen ist? Das Oberlandesgericht Rostock hat bereits 2024 klargestellt: Der bloße Versand einer E-Mail beweist noch nicht deren Zugang.

Es reicht also nicht aus, im Streitfall auf den Ordner "Gesendete Elemente" zu verweisen. Auch Lese- oder Zustellbestätigungen helfen meist nicht weiter, da diese vom Empfänger freiwillig erteilt werden müssen – was in der Praxis selten geschieht.

Die rechtliche Hürde: Was gilt als "Zugang"?

Rechtlich gilt eine E-Mail bereits dann als zugegangen, wenn sie auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung steht. Der Bundesgerichtshof hat 2022 bestätigt: Es ist nicht erforderlich, dass der Empfänger die E-Mail tatsächlich vom Server abruft oder öffnet.

Diese Definition schafft jedoch ein praktisches Problem: Wie soll der Absender beweisen, dass seine E-Mail auf einem fremden Server gespeichert wurde, ohne auf die Mitwirkung des Empfängers angewiesen zu sein?

Die Lösung: SMTP-Protokolle als Nachweis

Hier kommen sogenannte SMTP-Protokolle ins Spiel – eine technische Lösung, die bisher kaum bekannt war. SMTP steht für "Simple Mail Transfer Protocol" und regelt die Kommunikation zwischen E-Mail-Servern.

So funktioniert der technische Nachweis:

Bevor eine E-Mail übertragen wird, "sprechen" der Ausgangsserver des Absenders und der Eingangsserver des Empfängers miteinander. Nach erfolgreicher Speicherung der E-Mail sendet der Empfangsserver automatisch eine Bestätigung zurück:

"250 OK" – Diese Antwort bestätigt die erfolgreiche Speicherung der E-Mail auf dem Zielserver.

Dieses technische Protokoll dokumentiert eindeutig, dass die E-Mail den Empfängerserver erreicht und dort gespeichert wurde.

Rechtliche Einordnung: Beweiskraft vor Gericht

Prozessrechtlich sind SMTP-Protokolle zwar keine Urkunden im klassischen Sinne, können aber als elektronische Dokumente vor Gericht verwendet werden. Auch ausgedruckt gelten sie als sogenannte "Augenscheinobjekte" nach § 371 Abs. 1 Satz 2 der Zivilprozessordnung.

Falls Gerichte die technischen Details nicht verstehen, können sie IT-Sachverständige hinzuziehen (§ 404 Abs. 3 ZPO). Dies gewährleistet eine fachgerechte Bewertung der SMTP-Protokolle.

Praktische Herausforderungen und Grenzen

Trotz der theoretischen Eignung als Beweismittel gibt es praktische Hürden:

Spam-Filter können stören

Moderne Spam-Filter können die Aussagekraft von SMTP-Codes beeinträchtigen. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, welche Filter-Software verwendet wird und wie diese funktioniert.

Technische Hürden beim Zugriff

SMTP-Protokolle lassen sich nur mit speziellen Programmen oder Plugins auslesen. Alternativ müssen sie beim eigenen E-Mail-Provider angefordert werden.

Zeitliche Begrenzung beachten

Wichtiger Hinweis: Die meisten Provider löschen SMTP-Protokolle nach etwa 90 Tagen automatisch. Es ist daher ratsam, die Protokolle unmittelbar nach dem E-Mail-Versand anzufordern.

Was bedeutet diese Erkenntnis für Sie?

Diese neue rechtliche Analyse bietet erstmals eine praktikable Möglichkeit, den E-Mail-Zugang unabhängig vom Empfängerverhalten zu beweisen. Besonders relevant ist dies für:

• Anwälte und Steuerberater, die wichtige Fristen einhalten müssen
• Unternehmen, die Kündigungen oder Mahnungen per E-Mail versenden
• Vermieter und Mieter bei mietrechtlichen Streitigkeiten
• Alle, die rechtlich wichtige Nachrichten elektronisch übermitteln

Praktische Empfehlungen:

1. Sofort handeln: Fordern Sie SMTP-Protokolle direkt nach dem E-Mail-Versand bei Ihrem Provider an
2. Dokumentation: Bewahren Sie die Protokolle sicher auf
3. Bei wichtigen E-Mails: Zusätzlich klassische Nachweismethoden wie Einschreiben nutzen
4. Beachten Sie: Auch mit SMTP-Protokoll ist nicht automatisch der Inhalt der E-Mail bewiesen

Ausblick: Rechtsprechung muss sich entwickeln

Ob und wie die Gerichte diese neue Nachweismethode in der Praxis akzeptieren werden, bleibt abzuwarten. Die rechtlichen Grundlagen sind jedoch geschaffen – SMTP-Protokolle könnten die ersehnte Rechtssicherheit beim E-Mail-Versand bringen.

Ähnlich wie beim Einwurf-Einschreiben, dessen Auslieferungsbeleg ebenfalls nur zeitlich begrenzt verfügbar ist, erfordert auch diese Methode rechtzeitiges Handeln. Wer wichtige E-Mails versendet, sollte die technischen Möglichkeiten seiner E-Mail-Software prüfen oder sich an seinen Provider wenden.

Quelle: Dietlein/Klomfaß: Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail, veröffentlicht in: NJW 2025, 1539

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