Änderung im gewerblichen Mietrecht: Textform statt Schriftform

Am 29. Oktober 2024 wurde das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verkündet und trat zum 1. Januar 2025 in Kraft. Dieses Gesetz bringt wesentliche Erleichterungen bei Formvorschriften mit sich, die sowohl Vermieter als auch Mieter betreffen. Besonders die Umstellung von Schriftform auf Textform bei gewerblichen Mietverträgen und die digitale Bereitstellung von Belegen bei Betriebskostenabrechnungen stellen bedeutende Neuerungen dar.

Die wohl wichtigste Änderung im Mietrecht betrifft das Formerfordernis bei gewerblichen Mietverträgen. Bisher galt: Gewerbemietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr mussten zwingend die Schriftform gemäß §§ 578, 550 BGB wahren. Dies bedeutete, dass der Vertrag von beiden Parteien eigenhändig unterschrieben werden musste.

Mit Inkrafttreten des BEG IV wurde § 550 BGB angepasst. In § 578 Abs. 1 BGB heißt es nun:

"§ 550 ist mit der Maßgabe anzuwenden, dass ein Mietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, für unbestimmte Zeit gilt."

Die Schriftform wird also durch die Textform ersetzt. Dies stellt eine erhebliche Erleichterung dar.

Die Schriftform (§ 126 BGB) verlangt:

• Eine eigenhändige Unterschrift auf einem körperlichen Dokument
• Die handschriftliche Namenszeichnung am Ende des Textes
• Alternativ ist nur eine notariell beglaubigte Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur zulässig

Die Textform (§ 126b BGB) ist deutlich weniger streng und erfordert lediglich:

• Eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist
• Die Speicherung auf einem dauerhaften Datenträger
• Die Möglichkeit für den Empfänger, die Erklärung aufzubewahren oder zu speichern
• Die unveränderte Wiedergabe der Erklärung

"Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden."

Diese Erleichterung hat weitreichende praktische Konsequenzen: Bei der Textform ist keine eigenhändige Unterschrift mehr erforderlich. Ein Mietvertrag kann somit beispielsweise per E-Mail, als PDF-Dokument, per Fax, als Scan eines unterschriebenen Dokuments oder sogar über Messaging-Dienste rechtsgültig geschlossen werden. Es reicht aus, wenn der Absender erkennbar ist und das Ende der Erklärung deutlich wird, etwa durch eine Grußformel oder den Hinweis "Diese Erklärung ist nicht unterschrieben".

Für bereits bestehende Gewerbemietverträge, die vor dem 1. Januar 2025 geschlossen wurden, gilt eine Übergangsfrist von einem Jahr. Das bedeutet:

1. Diese Verträge sind noch bis zum 31. Dezember 2025 nach den alten Vorschriften zu beurteilen; das Schriftformerfordernis bleibt bis dahin verbindlich.
2. Wird ein bestehender Mietvertrag nach dem 1. Januar 2025 geändert, gelten für ihn bereits ab diesem Zeitpunkt die neuen Vorschriften - Änderungen können dann in Textform erfolgen.
3. Nach Ablauf der Übergangsfrist, also ab dem 1. Januar 2026, gilt die neue Regelung auch für alle Altverträge.

Eine weitere Erleichterung betrifft den Härtefallwiderspruch gegen Kündigungen. Mieter können künftig einer Kündigung unter Berufung auf einen Härtefall gemäß § 574b Abs. 1 BGB in Textform widersprechen und eine Fortsetzung des Mietverhältnisses verlangen. Bisher war hier eine handschriftliche Unterschrift erforderlich. Nun kann der Widerspruch auch per E-Mail oder Telefax erklärt werden.

Die Reform verfolgt zwei Hauptziele:

1. Erleichterung digitaler Vertragsabschlüsse: Durch die Absenkung von Formerfordernissen sollen digitale Prozesse vereinfacht werden.
2. Reduzierung von Kündigungen wegen Formverstößen: Bisher konnten Gewerbemietverträge aufgrund von Schriftformmängeln vorzeitig gekündigt werden, auch wenn eigentlich eine längere Festlaufzeit vereinbart war. Die neue Regelung soll solche Fälle verringern.

Ursprünglich sollte das Schriftformerfordernis dem Schutz von Immobilienkäufern dienen, die als neue Vermieter in bestehende Mietverträge eintreten. Der Erwerber sollte die Möglichkeit haben, sich von einem Mietvertrag zu lösen, über dessen vollständigen Inhalt er keine Kenntnis hatte. In der Praxis nutzten jedoch sowohl Vermieter als auch Mieter Schriftformmängel, um sich von unliebsam gewordenen Verträgen zu trennen.

In der Immobilienbranche sprach man oft von der "Schriftformfalle": War beispielsweise eine wichtige Vertragsänderung nicht schriftlich dokumentiert oder fehlte nur eine Unterschrift, konnte der gesamte Vertrag von jeder Partei vorzeitig gekündigt werden - selbst wenn eine Festlaufzeit von 10 Jahren vereinbart war. Diese strenge Formvorschrift führte häufig zu überraschenden Kündigungen aus formalen Gründen und schuf damit erhebliche Rechtsunsicherheit.

Die Textform bietet zwar Erleichterungen, aber es bleiben Herausforderungen bestehen:

Vorteile:

• Schnellere und flexiblere Vertragsabschlüsse
• Elektronische Abschlüsse werden rechtssicher möglich
• Weniger formale Hürden bei Vertragsanpassungen

Herausforderungen:

• Für Immobilienkäufer wird es möglicherweise schwieriger, den vollständigen Vertragsinhalt zu erfassen
• Die Dokumentationspflichten bleiben bestehen, werden jedoch komplexer
• Die Gefahr von "Textformverstößen" ersetzt nun die bisherigen "Schriftformverstöße"

Für Vermieter:

• Gewerbemietverträge können ab sofort in Textform abgeschlossen und geändert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Die Dokumentation aller Vereinbarungen bleibt jedoch weiterhin wichtig - achten Sie besonders auf eine systematische Archivierung elektronischer Kommunikation.
• Bei Immobilienverkäufen müssen Sie sorgfältig darauf achten, dass alle textformkonform getroffenen Vereinbarungen mit Mietern vollständig offengelegt werden.
• Empfehlenswert ist es, bei wichtigen Mietvertragsänderungen weiterhin ein einheitliches Dokument zu erstellen, auch wenn keine handschriftliche Unterschrift mehr nötig ist.
• Überlegen Sie, ob Sie für besonders wichtige Änderungen die Schriftform vertraglich vereinbaren wollen, um die Dokumentation zu vereinfachen.

Für Mieter:

• Vereinbarungen mit dem Vermieter können nun einfacher und schneller in Textform getroffen werden.
• Ein Widerspruch gegen eine Kündigung wegen Härtefall kann in Textform eingelegt werden.
• Beachten Sie, dass auch informelle Kommunikation (wie E-Mails oder sogar Nachrichten über Messenger-Dienste) vertragsrelevant sein kann, wenn die Textform gewahrt ist.
• Dokumentieren Sie wichtige Absprachen mit dem Vermieter sorgfältig und bewahren Sie elektronische Kommunikation systematisch auf.
• Fordern Sie bei wichtigen Vereinbarungen eine Bestätigung des Empfangs vom Vermieter an, um später Beweisschwierigkeiten zu vermeiden.

Falls kein geeigneter Bote zur Verfügung steht, ist eine andere Möglichkeit, das Kündigungsschreiben durch einen Gerichtsvollzieher zustellen zu lassen. So hat der Vermieter auch einen Nachweis, dass die Kündigung dem Mieter ordnungsgemäß zugestellt wurde. Der Gerichtsvollzieher fertigt nämlich vor der Zustellung eine beglaubigte Abschrift des zugestellten Dokuments, sowie eine Zustellungsurkunde an.

1. Klare Kennzeichnung: Machen Sie bei elektronischer Kommunikation deutlich, ob es sich um einen Vertragsabschluss oder eine verbindliche Vertragsänderung handelt (z.B. durch entsprechende Betreffzeilen in E-Mails).
2. Einheitliche Dokumente: Erstellen Sie weiterhin einheitliche Dokumente, die klar auf bestehende Verträge Bezug nehmen und angeben, welche Teile geändert werden.
3. Empfangsbestätigung: Lassen Sie sich den Erhalt wichtiger elektronischer Dokumente bestätigen.
4. Systematische Archivierung: Entwickeln Sie ein System zur Archivierung elektronischer Vertragsunterlagen, damit nichts verloren geht.
5. Prüfung von Altverträgen: Nutzen Sie die Übergangszeit bis Ende 2025, um bestehende Verträge auf Schriftformmängel zu prüfen und diese gegebenenfalls zu beheben.

Die Umstellung von Schrift- auf Textform stellt einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung des Mietrechts dar. Es bleibt jedoch abzuwarten, ob sich in der Praxis tatsächlich eine durchgängige Nutzung der Textform durchsetzen wird oder ob Vertragsparteien aus Gründen der Rechtssicherheit weiterhin auf die bewährte Schriftform zurückgreifen werden.